Le piccole imprese che hanno un sacco di articoli in vendita possono essere un po 'titubante per utilizzare un programma di QuickBooks per aiutare con la loro contabilità per paura di dover inserire ogni elemento singolarmente nell'elenco elemento. Finché hanno il programma Microsoft Excel sul proprio computer , tuttavia, mettere oggetti in QuickBooks è facile come tagliare e incollare . Mantenere aggiornato l'inventario è un po 'più di lavoro , ma si tratta di una semplice questione di sapere dove trovare il rapporto giusto e come cambiare i numeri nel rapporto. Istruzioni
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Attivare la funzione di inventario nel file aziendale QuickBooks . Se durante la " Fase Intervista Facile , " tu non hai specificare che la vostra azienda ha un inventario , si dovrà attivare questa funzione . Fare clic sul pulsante " Modifica" nella barra dei menu in alto e scorrere fino alla scheda "Preferenze" . Guarda la scheda " inventario Items & " e fare clic su di esso . Aprire la scheda "Società Preferenze" con un clic e selezionare la casella superiore, denominata , " inventario e ordini di acquisto sono attivi . " Fare clic su "OK" e QuickBooks si chiude ogni finestra aperta per fare questa modifica del proprio desktop.

2 Fare clic sul pulsante "Excel" in basso al centro dello schermo e un piccolo menu si aprirà con due opzioni per l'importazione di articoli di magazzino. Il primo è il " Incolla da Excel ", e il secondo è " Importa elementi . " Si potrebbe utilizzare la prima se il file Excel è sullo stesso computer come file QuickBooks . Si potrebbe utilizzare la seconda se si hanno per importare il file di Excel da un flash drive o un CD - ROM . Clicca su " Paste Excel Da" pulsante e si aprirà una finestra ..
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Creare o modificare il file di Excel corrente con oggetti su di esso . L' incollatura è la parte facile , ma le colonne devono corrispondere alla forma nel modello QuickBooks . Ci dovrebbe essere di 12 colonne in cui viene immessa l'informazione e devono essere etichettati da sinistra a destra . C'è il " Nome ", " Sottovoce ", " costo", " Prezzo di vendita ", " Costo delle merci vendute Account ", " fornitore preferito ", "Account reddito", " Conto Patrimoniale ", " Punto di riordino ", " Total value, "" Numero di produttore "e infine" alla mano ".
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Compilare in ogni campo nel file di Excel per ogni elemento . Il " Sottovoce ", " fornitore preferito ", "Valore totale" e " Numero parte Manufacturers ' " possono essere omessi in questo momento per accelerare il processo .
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Scegli la "Lista " appropriata in l' , box in alto a sinistra e scegliere " l'inventario delle parti . " Tenendo premuto il tasto sinistro del mouse , evidenziare tutte le voci dall'alto verso il basso e da sinistra a destra e tenere premuto il pulsante "C" "CTRL " e copiare questo testo . Non evidenziare i titoli nella parte superiore della pagina Excel . Fare clic nella prima casella della schermata "Aggiungi /Modifica voci dell'elenco di più " in QuickBooks e tenere premuto "CTRL " e "V " per incollare gli elementi nel foglio di calcolo .
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Fai le correzioni delle elenco di elementi. Qualsiasi account o elemento visualizzato in rosso dovranno essere inseriti manualmente o abbinato a un altro account che è già in QuickBooks temporaneamente . Ad esempio, se l'account che si desidera utilizzare per l'account di reddito non è stato creato in QuickBooks , si dovrà fare in modo di salvare tutti questi elementi. Se la maggior parte degli elementi incollati sono rossi , eliminare le informazioni in quelle colonne e inserire le informazioni che singolarmente tardi . Fare clic sul pulsante " Salva modifiche " in , proprio nell'angolo in basso dello schermo e hai finito il compito .
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Clicca sull'icona etichettata , " Regolazione quantità in giacenza " per modificare gli importi di inventario dopo un conteggio fisico ha confermato l'importo effettivo di inventario. Una finestra foglio di calcolo con ogni articolo di magazzino su di essa si apre. Se il numero nella colonna "Current Quantità" non corrisponde al conteggio effettivo , inserire l' importo effettivo nella colonna " Nuovo Quantità" . QuickBooks calcolerà la differenza e il valore della perdita o il guadagno . Digitare il termine , "Regolazione inventario " nella casella " Account di regolazione " e QuickBooks assegnerà la perdita o il guadagno di questo conto in bilancio .