Microsoft Access è il software di database fornito con Microsoft Office Suite . I datori di lavoro usano comunemente Accesso per mantenere i record di occupazione in quanto fornisce una interfaccia point-and -click per la gestione di database . Per tenere traccia dei dati di allenamento con Access, creare una tabella per il record del dipendente e una tabella separata per i codici di formazione . Connettersi al database e aggiornare i documenti di formazione con forme di accesso ogni volta che un dipendente completa un nuovo modulo di formazione . Eseguire il backup dei record dei dipendenti regolarmente per garantire che le informazioni non è perduto . Istruzioni
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lancio Microsoft Access. Fare clic su "Start ", " Tutti i programmi ", "Microsoft Office ", "Accesso ".
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Creare un database di record formazione . Fare clic sull'icona "Nuovo" dalla barra degli strumenti . Fare clic su " Database vuoto . " Sfoglia in qualsiasi posizione e dare il database di un nome , quindi fare clic su "Crea ".
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Creare la tabella dipendente . Fare clic su "Oggetto ", " tavola ", "Nuovo ". Fare doppio clic su "wizard Table ". Seguire le istruzioni della procedura guidata tabella per creare una tabella con il nome di " dipendente ". Dare la tabella i seguenti campi :

" employee_key , NOME_DIPENDENTE , training_keys " dove il employee_key è un numero intero , la NOME_DIPENDENTE è di 40 caratteri e le training_keys sono testo

Le chiavi di formazione saranno una . serie di numeri interi , ma etichettatura testo fornirà spazio quasi illimitato per più chiavi di formazione . Se le registrazioni di addestramento sono solo livelli, per esempio , i dipendenti hanno livelli di formazione da 1 a 5 , la chiave di formazione può essere un numero intero .
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Creare la tabella di allenamento. Fare clic su "Oggetto ", " tavola ", "Nuovo ". Fare doppio clic su "wizard Table ". Seguire le istruzioni della procedura guidata tabella per creare una tabella con il nome

Assegnare alla tabella i seguenti campi " formazione ". :

" Training_key ," " ," " training_name training_summary " dove training_key è un numero intero , training_name è di 40 caratteri ed è training_summary testo .
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Creare un modulo per aggiungere dipendenti alla tabella dipendente . Fare clic su " oggetti", " forme", "Nuovo ". La procedura guidata modulo lancerà . Dare la forma di un nome , ad esempio ", aggiungere i dipendenti . " Seguire le istruzioni della procedura guidata . Quando la procedura guidata richiede di specificare una tabella , selezionare la tabella " dipendente " . Lasciate che il modulo seleziona automaticamente " employee_key . " Utilizzare la procedura guidata per creare i campi del modulo per il nome e la formazione dei dipendenti . Questo metodo consente di inserire i documenti di formazione dei dipendenti quando si aggiunge il dipendente al database .
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Creare un modulo per aggiungere corsi di formazione per la tavola di formazione . Fare clic su " oggetti", " forme", "Nuovo ". La procedura guidata modulo lancerà . Dare la forma di un nome , ad esempio ", aggiungere la formazione. " Seguire le istruzioni fornite dalla procedura guidata . Quando la procedura guidata richiede di specificare una tabella , selezionare la tabella " formazione " . Lasciate che il modulo seleziona automaticamente " training_key . " Utilizzare la procedura guidata per creare i campi del modulo per il training_name e training_summary .
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Creare un modulo per aggiungere corsi di formazione per il record dipendente . Fare clic su " oggetti", " forme", "Nuovo ". La procedura guidata modulo lancerà . Dare la forma di un nome , ad esempio ", aggiungere la formazione. " Seguire le istruzioni della procedura guidata . Quando la procedura guidata richiede di specificare una tabella , selezionare la tabella " formazione " e la tabella " occupazione" . Utilizzare la procedura guidata per creare un campo modulo per modificare le training_keys nella tabella di occupazione, ma consentire solo le chiavi che sono rappresentati nella tabella di allenamento.
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Salva tutte le impostazioni del database . Fare clic su " File ", " Salva ".