Quando un file di società QuickBooks ha avuto molte transazioni per un lungo periodo di tempo , lo spazio occupato dal software QuickBooks aumenta. Ciò può causare rallentamenti estremi del processo operativo QuickBooks . La soluzione a questo è quello di archiviare gli anni precedenti dei file aziendali . Nelle vecchie versioni di QuickBooks , questo processo è stato chiamato " l'archiviazione " , nelle versioni più recenti , si parla di " ripulire i dati aziendali . " Questo processo condensa file aziendali dell'esercizio precedente , eliminando i dettagli di ogni transazione chiusa , lasciando solo i totali .
Istruzioni Creare e salvare un backup
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Inserire un'unità di memoria flash o un CD - ROM nel computer.

2 Fare clic sul pulsante "File" nel barra dei menu in alto , quindi selezionare " Salva copia o backup . " Vi verrà chiesto dove vuoi salvare il backup, selezionare l'unità flash o CD - ROM
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Cliccare nel campo "Nome del file di" scatola e tipo " archiviato" . prima dell'estensione . Fare clic su " OK" e il file verrà eseguito il backup sul disco flash o CD-ROM .
Archiviare il file
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Fare clic su " File " in alto barra dei menu e selezionare l' opzione "Utilità" . Quando si apre la finestra successiva , fare clic su " Clean Up dati aziendali. "
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Seleziona " Elimina le transazioni come di una data specifica . " La data scelta coincide con la data di chiusura; tutte le transazioni prima di tale data saranno condensati e i dettagli di tali operazioni verranno rimossi
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Fare clic su " Avanti" per aprire la finestra successiva , in cui è . sceglierà criteri aggiuntivi per la rimozione di transazioni . Ci sono quattro opzioni : rimuovere le transazioni con carta di credito bancario e non liquidati ; rimuovere le transazioni contrassegnate per la stampa ; fatture rimuovere e stime contrassegnate da inviare ; le operazioni remove contenenti non fatturato o costi unreimbursed . Fare clic su " Avanti ".
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scegliere di eliminare gli elementi che non hanno le transazioni nella finestra successiva che si apre . Questi elementi includono i conti, clienti, fornitori , altri nomi , voci fattura e di "fare" le note .
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Clicca "Inizia Cleanup ". Salvare il file pulito -up sul desktop o disco rigido esterno per continuare a lavorare in QuickBooks .