I duplicati possono causare imprecisioni di comunicazione, e pagamenti in eccesso non corretti per i vostri fornitori . Se il fornitore rileva l'errore , si deve spendere tempo a comunicare l' errore per te e devi spendere tempo a correggere l'errore . Metodi di contabilità coerenti combinati con QuickBooks capacità di rilevare i record duplicati e di avvisare l'utente in grado di eliminare gli inconvenienti causati da duplicati . No Numero di riferimento inseriti in Bills

La causa primaria di voci duplicate bill sta trascurando di inserire il disegno di legge che identifica il numero di fattura o sul " rif . No." riga nella finestra "Enter Bills " in QuickBooks . L' " . No. Rif." linea è ciò che QuickBooks controlla i duplicati . QuickBooks vi avviserà se si inserisce lo stesso numero su questa linea per due progetti di legge per lo stesso fornitore.

Stamping " digitato" su qualsiasi documento cartaceo dopo aver inserito le informazioni da esso in QuickBooks è un modo semplice per assicurare che non si tenterà di inserire le informazioni in QuickBooks due volte .
numeri di riferimento non coerenti

scopo primario di immissione di un numero di riferimento in QuickBooks per ogni disegno di legge è quello di innescare la duplicare avvertimento quando si entra in un disegno di legge duplicato . Questo non accadrà se si inserisce i numeri di riferimento in modo incoerente . Quando si entra in un disegno di legge che non contiene un numero di riferimento o della fattura , è necessario essere coerenti a come si crea il numero di riferimento per tale disegno di legge. Una prassi comune è quella di utilizzare la data della fattura . Il formato della data deve essere coerente . Ad esempio , se si utilizzano due cifre per l'anno , non usare mai quattro cifre per l'anno nel " rif. No." campo . Per le fatture multiple con la stessa data , aggiungere una lettera alla data e scrivere il numero che avete creato per il disegno di legge sulla copia cartacea della fattura .