La differenza principale tra Access e un Fundraising Database Software dedicato, o Donatore Management System ( DMS ) del programma, è simile alla differenza tra un camion carico di materiale da costruzione per la costruzione di una casa e di una casa che è già costruito . Access, con una programmazione di pochi minuti , può essere impostato per eseguire molto rudimentale di monitoraggio la raccolta di fondi per una base di donatori limitato . Per abbinare la facilità di utilizzo e le funzioni specialistiche di un DMS off-the -shelf di un programmatore di database di Access avrebbe speso centinaia di ore di configurazione e ci sarebbe ancora alcune caratteristiche che mancano . Costi
sistemi di gestione dei donatori

variano in prezzo da diverse centinaia di dollari per le piccole organizzazioni non profit con diverse centinaia di donatori a ben più di $ 20.000 per le grandi istituzioni di tracciamento milioni di dollari e centinaia di migliaia di donatori . Tutti DMS hanno alcune caratteristiche in comune che sarebbe difficile da duplicare con Access.
Donatori Records

Creazione e modifica di registri dei donatori è il cuore di qualsiasi sistema DMS . Sapendo che i donatori sono e avere accesso alle loro informazioni è di vitale importanza nella raccolta di fondi . Con i flussi di relazioni per la casa e gli indirizzi delle persone , la flessibilità è la chiave per inserire le informazioni corrette . Proprio seguendo le informazioni di due coniugi , insieme ad altri donatori che possono vivere in casa , possono rapidamente sopraffare un database di Access semplice .
Regalo Monitoraggio

il donare e il monitoraggio può avere una dozzina o più variabili che devono essere contabilizzate . Regali di morbido, duro e si è impegnato sono monitorati separatamente , e la codifica per l'origine del dono e del fondo diretto devono essere inseriti in modo appropriato. Nuovi codici possono essere creati sui codici mosca e vecchi modificati. In attesa di una ricodifica di accesso per fare questo può ritardare in modo significativo l'immissione dei dati .
Lettera Generation

I migliori DMS permette un facile "grazie" generazione lettera. Tirando le informazioni da una varietà di fonti e utilizzando uno dei molti modelli preesistenti , lettere donatori generati sembrano personalizzato su misura per ogni donatore e dono . L'accesso può fare qualcosa di simile, ma la modifica del processo per tenere conto di ulteriori , nuove informazioni o strutture lettera può significare modificare la programmazione interna .
Segmentazione

Segmentare la base dei donatori , o la scelta che viene inviato quale lettera di richiesta a seconda della loro storia passata dando , è un scricchiolio alta intensità sistema di informazioni che richiede la miscelazione e la congruenza della data dell'ultimo acquisto, la frequenza e l'importo monetario di regali per i donatori , senza sovrapposizioni donatori duplicati nella stessa casa . Perché la scelta di quali variabili donatori vengono aggiunti alla segmentazione può cambiare con ogni nuova mailing , un programma creato in Access non può avere la necessaria flessibilità .
Un ultimo consiglio
< p > Secondo Tech Soup , che fornisce informazioni tecnologiche per organizzazioni non profit , una parola risponde alla domanda sulla creazione di un programma di database personalizzato da un donatore programmi di database come Access. Il loro consiglio è " non fare". Essi ritengono che non vale la pena quando ci sono così tanti buoni programmi disponibili in questo momento in grado di fornire tutto ciò che un senza scopo di lucro potrebbe desiderare.