La " Stampa unione " in Microsoft Word è un potente strumento che consente di unire i documenti con una fonte di dati . Unire il documento di Word con fonti di dati fornisce un modo per voi per creare innumerevoli copie personalizzate o personalizzate del documento . È possibile utilizzare lo strumento Stampa unione per inserire nomi e indirizzi o per creare campi serializzati personalizzati nei documenti. Le possibilità di personalizzazione con lo strumento sono quasi illimitate e consentendo Stampa unione sorgenti dati nei documenti è molto più facile di quanto si possa pensare.
Istruzioni di Preparazione dei documenti per Merge
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Aprire Microsoft Word sul computer . Fare clic sulla scheda " Indirizzi ", quindi " Inizia stampa unione " sulla barra multifunzione. Fare clic su "Lettere ". Word apre un documento vuoto .
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Clicca l'opzione "Seleziona destinatari " nella scheda " Indirizzi " . Fare clic su "Usa i contatti di Outlook ", "Usa un file di origine dati esistente , " o "Crea un nuovo file di dati in Word . " L'opzione "Usa Outlook Contacts" consente di importare i destinatari dalla rubrica di Outlook . Con il " Utilizzare un esistente file di dati di origine " opzione , si sceglie un elenco creato in un'altra applicazione , ad esempio Access , Excel o anche Notepad . Se si seleziona l'opzione " Utilizza un esistente file di dati di origine " opzione , fare clic anche su " Usa elenco esistente ", quindi individuare e selezionare il file di origine dati esterna . Infine , è possibile creare una nuova origine dati in Word , cliccando l'opzione "Crea un nuovo file di dati in Word " . Se si sceglie l' ultima opzione, è necessario inserire i dati per la lista nella finestra pop-up , come nome e indirizzo .
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Fare clic su " Modifica elenco destinatari " sulle " Lettere tab ". Modificare l'elenco e aggiungere o rimuovere elementi dalla lista , se necessario.
Perform Merge
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Inserisci il testo o la grafica nel documento , se necessario. Quando si arriva a un punto del documento in cui si desidera inserire un campo dall'origine dati , fare clic sul pulsante " Corrispondenza campi " nella scheda " Indirizzi " .
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Fare clic sul " blocco di indirizzi pulsante per aggiungere il nome e l'indirizzo del destinatario dall'origine dati " . In alternativa , inserire " Saluto Line" di scegliere come la lettera affronterà ogni destinatario nell'origine dati . Per esempio, " Caro Joe , " "Caro Joe Doe " o " Mario Rossi ". Per inserire un campo individuale allo stesso punto in ogni documento , fare clic sul pulsante " Scrivi e inserisci campi " . Scegliere il nome del campo dall'origine dati da inserire e fare clic su "Inserisci ". Questa opzione è utile per cose come l'inserimento di un numero membro o il codice ID dall'origine dati . Su ogni lettera si genera con la stampa unione , Word compila i campi con i dati diversi dall'origine dati .
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cliccare su " Anteprima risultati " nella scheda " Indirizzi " . Fare clic su " Record precedente " o " prossimo disco " tasti freccia per scorrere le lettere nell'unione. Rivedere ciascuno e garantire Parola popolato i campi correttamente utilizzando le informazioni nell'origine dati . Nota - . Se si trova una lettera non correttamente formattato o uno utilizzando le errate informazioni di origine dati , fare clic su " Modifica elenco destinatari ", trovare la riga che contiene i dati errati e correggerlo
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Fare clic su " Fine & "e quindi " Documenti stampa unione " . Scegliere di stampare tutti i documenti nel set o solo quella attualmente nella finestra di anteprima .
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Fare clic su " File " e poi "Stampa" sulla barra multifunzione. Dopo Word invia il lavoro di stampa alla stampante , fare clic su "File " e poi " Salva".