Microsoft Word 2007 misura la leggibilità del documento in due modi. Il test Facilità di lettura Flesch fornisce un punteggio tra 1 e 100 : un numero basso si correla a bassa leggibilità e un numero elevato indica una facile lettura . Il punteggio di livello di grado Flesch - Kincaid stima il più alto livello di grado elementare, in cui gli studenti possono leggere il documento facilmente . Entrambi i test utilizzano frasi e parole lunghezze di calcolare i punteggi. Troppo leggibilità fa un suono documento semplicistico o infantile ; troppo poca leggibilità , d'altra parte , offusca la comunicazione e fa un suono roboante documento . Spara per una via di mezzo : un documento comprensibile professionale . Istruzioni
Aumentare Leggibilità
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Divide alcune frasi lunghe in due o più frasi . Se una frase contiene due idee distinte , per esempio , dividerli in due frasi distinte . Prova a controllare la punteggiatura delle frasi lunghe per determinare se si potrebbe dividerli : Cercare una pausa nel bel mezzo di una frase , come ad esempio un punto e virgola , un trattino , o di una virgola e una congiunzione
2 < p . > Accorciare frasi semplificando la struttura della frase . Per comunicare un'idea in modo conciso , scrivere con una voce attiva diretta. Inizia con il soggetto della frase e quindi descrivere l'azione principale. Utilizzare possessivi invece di frasi genitivo ; concentrarsi sui verbi invece di nomi ; usare grammatica semplice . Non ripetere le vostre idee e non spiegano inutilmente . Eliminare frasi verboso che non comunicano veramente qualsiasi contenuto, come ad esempio " al fine di ". Utilizzare una parola specifica , invece di una frase descrittiva e concentrarsi sui verbi invece di nomi . Ad esempio, non scrivere , "Il fatto della questione è , le idee dei nostri dipendenti sono importanti per noi, perché ci preoccupiamo per loro. " Invece , scrivono, " Abbiamo a cuore le idee dei nostri dipendenti. "
3

Usare parole più brevi , purché ancora comunicare il tuo messaggio in modo corretto. Cercare gergo del settore , parole complesse , parole che pochi conoscono e parole che suonano impressionante o inusuali . Sostituire ogni inutilmente lunga parola o frase complessa con un semplice , parola più corta . Ad esempio, non scrivere , "Utilizzo dedizione mentale aumenta la vostra capacità di superare le normalità della tua performance . " Invece, scrivere , "concentrarsi sul suo lavoro per migliorare i risultati . "
4

Focus esprimere le vostre idee in modo chiaro , diretto e semplice in tutto il documento . Ricordate, l'obiettivo principale è quello di comunicare in modo efficace e lettori potrebbe perdere il vostro messaggio se è oscurato da linguaggio verboso .
Abbassamento Leggibilità
5

Combina frasi correlate per aumentare frase lunghezze. Se due frasi descrivono diversi aspetti della stessa idea , o in diverse azioni che appartengono alla stessa sequenza , poi combinarli. È possibile collegare frasi distinte con l'aggiunta di un punto e virgola , un trattino , o di una virgola e una congiunzione , oppure è possibile combinare le loro idee in un più lungo periodo di una parte .
6

Descrivi accuratamente le vostre idee per espandere lunghezza delle frasi . Non, però , aggiungere parole inutili , frasi che in realtà non dire nulla, o ripetizione che non migliora la chiarezza . Invece, concentrarsi su comunicando in modo chiaro da spiegare le cose con precisione e in profondità .
7

Usate parole specifiche anziché più brevi , quelli più generali . Lascia brevi, chiare parole da solo , ma cercare le parole che sono generici , vaghi , giovanile o gergo . Sostituire le parole con le parole più lunghe che sono forte , chiaro, preciso e professionale . Ad esempio , non scrivere , "Il lavoro duro , fare un buon lavoro e di essere gentile con gli altri. " Invece , scrivere , " concentrarsi sulla vostra attività , il lavoro con diligenza e con attenzione , e di trattare i colleghi con rispetto e cortesia . "
8

Esprimi accuratamente e specificamente le vostre idee in tutto il documento . Migliorare le parti deboli , semplicistiche o poco chiare . Ricordate, l'obiettivo principale è quello di comunicare in modo efficace , e ai tuoi lettori potrebbero fraintendere il vostro messaggio se non presentano pienamente.