È possibile utilizzare la stampa unione per creare una serie di documenti che sono essenzialmente la stessa , ma con ogni documento del set che contiene elementi unici . Se il vostro ufficio vuole invitare i clienti per una festa di Natale , i nomi e gli indirizzi dei clienti possono essere memorizzati in un database , e la lettera di invito digitate su un documento word . Utilizzando stampa unione , è possibile integrare il testo in un documento a produrre una lettera di invito esclusivo per ogni cliente . Istruzioni
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Apri Microsoft Word. Un nuovo documento vuoto apparirà sullo schermo non appena si apre MS Word . Non chiudere il documento vuoto .
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Inizia stampa unione . Fare clic sulla scheda " Indirizzi " nella barra dei menu .
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Clicca su " Lettere ". Quando si fa clic su " Stampa unione " appariranno diverse opzioni. Ad esempio, se si desidera inviare una lettera di invito a 50 clienti per una festa di Natale dell'ufficio , dovrai selezionare "Lettere ". Altre opzioni di fusione posta includere le buste, etichette o messaggi di posta elettronica .
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Preparare il documento principale . In questa fase , è possibile digitare o copiare e incollare il testo di invito nel documento principale . Il corpo della lettera sarà applicabile a tutti i 50 clienti .
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Clicca sulla opzione " Selezione dei destinatari " della scheda " stampa unione " . Quando si ha il documento principale pronto è possibile esportare un elenco di origine dati di nomi e indirizzi di fondersi nella vostra lettera. È possibile esportare l'origine dati dalla rubrica di Outlook , un database o in un foglio elettronico .
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Clicca su " Usa elenco esistente " per unire da un database o un foglio elettronico . Quindi individuare i nomi e gli indirizzi dei file in "Seleziona origine dati" finestra di dialogo. Se non si dispone già di un database o in un foglio elettronico con un elenco di nomi e indirizzi , dovrete crearne uno prima di iniziare la procedura posta unione.
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Clicca su " Modifica destinatario elenco ". Dopo aver esportato la fonte dei dati dei nomi e degli indirizzi è possibile modificare selettivamente l' elenco dei destinatari. È possibile selezionare l'elenco dei destinatari a cui si desidera inviare un invito .