sistemi di gestione dei documenti consentono alle organizzazioni di vista logico e organizzare in modo efficiente i documenti , sia fisica che digitale. Come risultato , un efficace sistema deve soddisfare tutti i diversi tipi di documenti . Attività

Definire quali sono le attività e l'organizzazione dispone di come vengono utilizzati . Questo aiuta ad assicurare che il sistema di gestione dei documenti selezionati soddisferà le vostre esigenze .
Formati

Assicurarsi che i formati di documento , sia fisica che digitale , sono supportate da qualsiasi gestione dei documenti sistema si sta cercando di attuare.
conversione
Durante la conversione di file , tenere la tecnologia del futuro in mente da consentire l'accessibilità documento lungo la strada.

convertire formati di documento , se necessario. Ad esempio, il sistema di gestione dei documenti può richiedere tutti i documenti digitali sono memorizzati come file PDF ( Portable Document Format ) .
Accesso

creare un processo che lo rende facile da documenti di accesso di essere gestite . Un'interfaccia popolare per i sistemi sta utilizzando il web per accedere alle informazioni del documento .
Processi e procedure

piano non solo per l'attuazione di un sistema di gestione dei documenti , ma come nuova documenti sono ingresso e mantenuto . Un sistema di gestione documentale rimane utile solo se ha i documenti aggiunti al bisogno .