Fogli di calcolo sono un modo ideale per tenere traccia delle informazioni di contatto. Invece di inserire gli indirizzi in una rubrica tradizionale , creare una rubrica in Microsoft Excel per memorizzare queste informazioni. Avere una rubrica in Excel consente di aggiungere facilmente e cancellare le informazioni e tenere tutto estremamente organizzato . Utilizzo di una rubrica di Excel è anche il primo passo nella creazione di stampa unione per creare etichette per indirizzi, lettere e buste . Creazione di una rubrica in Excel richiede due procedure di base : creazione di colonne appropriate e inserendo le informazioni . Istruzioni
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Aprire Microsoft Excel. Il nuovo foglio di lavoro che appare è una serie di celle vuote .
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Selezionare il foglio di lavoro , comprese le cellule che contengono le intestazioni di colonna . Nel gruppo Nomi definiti della scheda Formule , selezionare " Definisci nome " e immettere il nome per l'elenco . Ad esempio , creare una rubrica per uso personale , con l'etichetta " personale ", e uno per uso aziendale , denominata "Business , " il titolo aiuta a distinguerli l'uno dall'altro . Utilizzare gli strumenti della palette di formattazione in grassetto il titolo e rendere il carattere più grande .
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le colonne per la rubrica . Utilizzare le seguenti intestazioni di colonna : Nome , indirizzo, città , stato , codice postale , numero di telefono , numero di fax e l'indirizzo email . Inserire tali voci nelle colonne da A a H , rispettivamente . Le tue informazioni sono molto più facili da leggere quando tutto è in una colonna separata .
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evidenziare la riga di intestazione delle colonne facendo clic sul numero di riga trovate sulla sinistra . Le intestazioni di colonna centrale e audace con la palette di formattazione .
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Immettere le informazioni in ogni colonna . Questo potrebbe richiedere del tempo , ma si deve solo inserire tutto in Excel una volta , dopo di che , si deve semplicemente aggiungere nuove persone e informazioni di aggiornamento. Se mancano alcuni bit di informazioni , è sufficiente lasciare la cella vuota . Assicurarsi di utilizzare le abbreviazioni postali a due lettere per gli stati .
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Formattare il testo nella colonna codice di avviamento postale. Evidenziare la colonna (ma non l'intestazione di colonna ) . Clicca su quello che hai evidenziato e selezionare " Formato celle ". Nella scheda Numero , fare clic su " Special " nella casella "Categoria" . Clicca su "CAP " o "CAP 4 " nella casella "Tipo" . Fare clic su " OK . " Questo renderà tutti i codici di avviamento postale lo stesso aspetto .
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Formattare il testo nella colonna Numero di telefono. Evidenziare il testo nella colonna , ad eccezione della colonna. Fare clic su di esso e selezionare " Formato celle ". Nella scheda Numero , selezionare " Special " dalla casella "Categoria" . Clicca su "Numero di telefono " nella casella "Tipo" . Fare clic su " OK . " Tutti i numeri di telefono saranno formattati nello stesso modo .