Se fate una mailing di massa , sia per motivi di lavoro o di una lettera di vacanza con la famiglia , si può risparmiare un sacco di tempo ed energie facendo una stampa unione in Microsoft Office . È possibile inserire l'intero elenco di indirizzi in un spreadsheeting utilizzando Microsoft Excel , e impostare la stampa unione in Word . Una stampa unione funziona per creare un foglio di etichette e posizionare automaticamente i dati della rubrica in ogni etichetta , in modo da non dover digitare manualmente ogni singola etichetta . Cose che ti serviranno
Excel
Fogli di etichette di Microsoft Microsoft Word
Printer
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Impostare l' elenco di indirizzi in un foglio di lavoro Excel . In Excel , inserire le intestazioni di colonna appropriate nella prima riga di un foglio di lavoro vuoto , ad esempio Nome , Cognome, Indirizzo 1 , Indirizzo 2 , città, stato, codice di avviamento postale. Sotto ogni intestazione di colonna , immettere la voce corrispondente per ogni persona nella tua lista di indirizzi . Spostare verso il basso fino alla riga successiva e continuare ad aggiungere voci finché non hai completato la lista degli indirizzi.
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Definire il nome per l' elenco di indirizzi in modo sarete in grado di trovare facilmente quando si inizia la stampa unione . Fare clic e trascinare per selezionare tutte le celle di fogli di lavoro. Fare clic sulla scheda " Formule " in Excel . Nel gruppo " Defined Names " , clicca su " Definisci nome . " Immettere un nome per l' elenco di indirizzi che vi aiuterà a riconoscerlo . Fare clic su " OK ".
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Salvare il foglio di lavoro . Chiudere Microsoft Excel .
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Apri Microsoft Word per impostare le etichette per la stampa unione. Fare clic sulla scheda " Indirizzi " . Nel gruppo " Inizia stampa unione " , clicca su " Inizia stampa unione ". Seleziona " Etichette ". Nella finestra di dialogo " Etichetta Opzioni" , selezionare il tipo di stampante che si intende utilizzare , il produttore dei vostri fogli di etichette e il numero di prodotto dei fogli di etichette ( sulla confezione ) . Fare clic su " OK ". Un nuovo documento verrà aperto con le etichette personalizzate create in una tabella .
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Fare clic sul " Pulsante Microsoft Office " e selezionare " Opzioni di Word ". Fare clic su "Avanzate ". In " Generale ", selezionare "Conferma conversione formato file su Apri . " Fare clic su " OK ". Ciò minimizza il processo di collegamento tra l'elenco di indirizzi per la stampa unione.
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Fare clic sulla scheda " Lettere " di nuovo . Nel gruppo " Inizia stampa unione " , fai clic su " Selezione dei destinatari ". Selezionare " Usa elenco esistente. " Scegliere il foglio di lavoro di Excel creato nella finestra di dialogo. Fare doppio clic sul file. Nella finestra di dialogo successiva, selezionare "MS Excel fogli di lavoro tramite DDE ( *. Xls ) . " Fare clic su " OK ". Selezionare il foglio di lavoro che si desidera unire . Fare clic su " OK ". Le etichette sono ora collegati alla lista di indirizzi.
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Aggiungi segnaposto alle etichette , in modo da Word sa dove mettere le voci di indirizzo connessi . Ogni segnaposto , noto come campo di stampa unione, sarà conforme a una voce sulla vostra lista di indirizzi . Nella scheda " Indirizzi " , nel gruppo " Scrivi e inserisci campi " , fai clic su " Corrispondenza campi . " Utilizzare questa finestra di dialogo per abbinare gli elementi di un indirizzo per le intestazioni di colonna del file Excel . Selezionare da un elenco a discesa a destra che corrisponde al titolo della colonna corrispondente dal file . Selezionare solo gli elementi che si desidera includere in ogni etichetta .
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Inserisci il campi di stampa unione , fare clic nel documento etichetta in cui si desidera inserire il primo campo . Nel gruppo " Scrivi e inserisci campi " , fai clic su " Indirizzo del blocco . " Selezionare gli elementi che si desidera includere e fare clic su "OK". Fare clic su "Update Labels" in gruppo " Scrivi e inserisci campi " . Ciò duplicare l'etichetta e applicarla a tutte le altre etichette .
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Anteprima di stampa unione quando è completato . Nel gruppo "Anteprima risultati " nella scheda " Indirizzi " , fai clic su " Anteprima risultati . "
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Finish e stampare le etichette con "Fine & Merge " nel gruppo "Fine" sulla scheda " Indirizzi " . Fare clic su " Stampa documenti. " È possibile scegliere di stampare tutte le etichette o solo una selezione . Assicurarsi che la stampante sia collegata alla stampante e dei fogli di etichette siano correttamente alimentata nella stampante .