Il pacchetto software QuickBooks prende un sacco di memoria per funzionare su qualsiasi computer . Se il programma è stato in uso per un certo numero di anni e di transazioni l'anno precedente non sono stati archiviati , può causare un certo rallentamento della velocità del programma. In sostanza , l'archiviazione " comprime " tutte le transazioni QuickBooks in totale in modo che i dettagli delle operazioni sono minimizzati. C'è un processo di archiviazione che permetta di evitare la perdita di dati vitali e consentirà un rapido recupero di informazioni , se è necessario . Cose che ti serviranno
QuickBooks il software External hard drive
Show More Istruzioni
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Creare una copia di backup completa del file di QuickBooks prima dell'archiviazione. Dal file di società aperta, fare clic sul pulsante " File" sulla barra dei menu in alto . La lista del menu che si aprirà in basso includerà il " Crea copia di backup o " opzione ; . Click su quella opzione
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Lasciare un'altra finestra di pop-up che chiede dove si desidera salvare la copia di backup . La posizione predefinita per salvare i file di backup sarà in vetrina e sarà evidenziata. Se la posizione predefinita è evidenziata da un disco rigido esterno , mantenere quella posizione. In caso contrario , utilizzare il disco esterno o una FlashDrive per salvare questo backup.
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Rinominare il file per indicare che il file è completo fino al punto in cui i file dell'esercizio precedente vengono archiviati . Utilizzare l' anno e una designazione come " archivedqbfile . " Impostare questo file da parte per essere accessibili solo quando le informazioni da operazioni di esercizi precedenti devono essere trovati .
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Clean up dei dati aziendali . A tale scopo, fare clic sul pulsante "File" nella barra del menu in alto . Il menu che si aprirà conterrà le " utility". Option Fare clic su questa opzione . Il menu che si aprirà da lì includerà l' opzione di "ripulire dati aziendali. " Fare clic su questa opzione .
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Scegliere il tipo di pulizia da fare. La finestra di dialogo che si apre includerà due opzioni per la pulizia dei dati aziendali. Il primo è quello di rimuovere le operazioni come di una data specifica . Questa opzione consente di rimuovere i dettagli di tutte le operazioni chiuse come di una data specifica . Questa è l'opzione utilizzata più spesso a fine anno per rimuovere le transazioni chiuse da anni precedenti. La seconda opzione è di rimuovere tutte le transazioni chiuse.
Archiviazione o chiudendo Anni fiscali
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Scegli la Data di chiusura e la Password . In genere questo viene fatto come un esercizio di fine anno subito dopo le tasse sono depositate . Il termine ultimo dovrebbe essere l' ultimo giorno del periodo d'imposta precedente . Ad esempio , se è il 2010 le tasse in preparazione ed è attualmente 2011, data di liquidazione sarebbe il 31 dicembre 2010.
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Tenere transazioni anni precedenti al pronto scegliendo di file di archivio un anno di ritardo . Alcuni commercialisti preferiscono chiudere fuori due anni precedenti l' anno di imposta . In altre parole , nel 2011 l' anno di liquidazione imposta sarebbe 2009. Ciò consentirebbe l'imprenditore a rivedere le transazioni recenti in dettaglio . Dopo il secondo anno , non ci dovrebbe essere alcun motivo di rivedere tali operazioni .
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Scegliere una password per proteggere i file dell'anno precedente. Dopo aver scelto la data di chiusura specifica nella prima opzione , verrà richiesto di creare una password . Questa password evitare modifiche accidentali alle transazioni prima della fine dell'anno, chiuso .
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Regolare archivi e finiscono riclassificazione tasse. Le modifiche apportate a una transazione precedente anno possono comportare cambiamenti nel deposito fiscale della società. Se le regolazioni devono essere fatte , essere pronti a discutere le modifiche con un professionista fiscale per determinare se un ritorno modificato deve essere presentata .