Molti standard come Organizzazione Internazionale per la Standardizzazione standard 17025 ( per i laboratori di prova e di taratura ) richiedono l'uso di un sistema di gestione dei documenti . Sistemi di controllo dei documenti basati su Web forniscono funzioni di accesso , di sicurezza e di gestione web-based , come il controllo di archiviazione , la pubblicazione e la revisione . Cose che ti serviranno
Document Management System
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Acquisto documento software di sistema di gestione o di ottenere il software libero , come ad esempio OpenDocMan , e installare il software sul hardware dell'azienda.
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Stabilire le regole di business , come ad esempio chi ha accesso a documenti di creazione , revisione e la revisione . Identificare i tipi di file supportato dall'organizzazione .
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assegnare compiti di gestione dei documenti per i dipendenti con la concessione di permessi di utenti e gruppi . Impostare restrizioni in base alle proprie regole di business . Ad esempio , i ruoli possono includere autori del documento, oggetto di materia revisori esperti , editori di contenuti e responsabili dell'approvazione .
4

archiviare i documenti in una posizione centralizzata . Gestione modifiche in modo da poter tenere traccia di chi ha fatto i cambiamenti , perché hanno fatto le modifiche e quando si sono verificate le revisioni.
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Generazione di report sullo stato di pubblicazione di documenti (come ad esempio i nuovi documenti , i documenti riveduti e documenti cancellati ) su
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Controllo documento utilizzo repository per garantire procedure e di integrità di sicurezza . viene mantenuta settimanale quotidianamente , mensile o annuale .
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Audit vostre procedure regolarmente e aggiornare come appropriata .