sistemi di gestione elettronica dei documenti ( EDM) stanno sostituendo gli schedari vecchio stile che sono ripieni di cartelle e documenti di manila . Oggi , i lavoratori in medicina , governativi e corporate uffici legali, sono la memorizzazione e il recupero dei record attraverso sistemi informatici . Questa conversione si traduce in metodi ecologici di stoccaggio , costi inferiori e un accesso più facile e veloce per più utenti di uno stesso documento . Go Green

I documenti elettronici sono il risparmio di alberi in tutto il mondo . L'Associazione di Records Manager e rapporti Amministratori che ciascun lavoratore statunitense consuma annualmente 10.000 fogli di carta per copia , che è l'equivalente di 1,25 alberi a persona . Carta scartata decompone in gas metano nocivi , mentre l'industria di carta raccolti il 42 per cento di legno industriale ogni anno , dice ARMA . Copie di documenti aziendali anche aumentare il consumo di carburante, perché le aziende devono spedire i loro documenti agli impianti di stoccaggio fuori sede e poi recuperarli . Con la conversione di un processo EDM , le aziende possono proteggere le foreste della Terra e ridurre l'utilizzo di benzina. Altri dipendenti possono lavorare da casa quando possono accedere ai registri informatizzati provenienti da siti web o server sicuri . Questo alto tasso di telelavoratori significa meno traffico e le emissioni dei veicoli .
Risparmio

registri informatizzati traducono in risparmio di costi per l'organizzazione . La polizia di Elk River , Minnesota , convertiti in un sistema EDM , che ha salvato il reparto di $ 17,000 in carta per fotocopie . Direttore Jeffrey Beahen dice che il suo equipaggio ha attraversato 2,2 tonnellate ogni anno , secondo l' articolo online "Associazione Records manager e amministratori : ? Può RIM salverà il mondo" Inoltre , il 5 per cento di tutti i record cartacei finiscono per essere fuori luogo , e un documento perduto costa una compagnia di circa $ 250 . E per illustrare ulteriormente i costi dei documenti cartacei rispetto registrazioni elettroniche , stime BuyerZone.com che l'impiegato medio spende tra 86 e 216 ore all'anno di archiviazione copie di dischi . Che costa un azienda tra i 1.700 dollari e 4.300 dollari ogni anno sulla base di un dipendente che guadagna una tariffa oraria di 20 dollari.
Accesso

Recupero record elettronici è più facile che lavorare con copie cartacee . In un tipico ufficio , un documento cartaceo viene fotocopiato 19 volte di più , perché i dipendenti hanno bisogno di lavorare con le stesse informazioni , dice ARMA . Ma più di un dipendente può guardare un documento elettronico allo stesso tempo . Un datore di lavoro può facilmente controllare chi può visualizzare e modificare informazioni computerizzate, oltre a funzionalità di sicurezza consentono un manager per vedere chi ha l'accesso di alcuni file . Le funzioni di sicurezza come le password anche aiutare le aziende a salvaguardare contro un dipendente scontento o concorrente ottenendo entrata in file critici . Un altro vantaggio di EDM è il rapido recupero dei file durante una calamità quali incendi , inondazioni o ufficio con scasso . Le copie di backup vengono spesso conservati fuori sede come precauzione contro una situazione di emergenza .