? Secondo la State Library Texas , mantenendo un sistema di gestione dei file disorganizzato è una ricetta per il disastro. E ' difficile ottenere informazioni quando ne avete bisogno urgentemente . L'organizzazione e la manipolazione delle informazioni all'interno di un sistema così disorganizzato a fini decisionali è anche abbastanza impossibile. Un sistema di archiviazione efficiente è indispensabile per ogni organizzazione che si aspetta di trarre vantaggi dalle informazioni in suo possesso . Il sistema di archiviazione geografico è appropriata quando la posizione geografica è il componente più importante delle informazioni . Convenienza

record geografiche relative a una posizione specifica sono memorizzati insieme . Questo facilita il rapido processo decisionale , perché le informazioni in esame si riferisce ad una sola area geografica specifica. Aree geografiche sono classificati come unità o gruppi di unità . Presentazione geografica permette un facile spostamento di record semplicemente spostandoli da un luogo ad un altro .
Analisi Vantaggi

archiviazione geografica aiuta il processo di analisi , consentendo un facile confronto dei dati articoli. Per esempio , l'analisi di documenti ordinata secondo nome di edificio e la posizione può aiutare a identificare i registri di manutenzione per un particolare edificio .