La compressione di un file di QuickBooks aumenterà la velocità del programma . La compressione elimina lo spazio occupato da transazioni cancellate e consentirà di ridurre lo spazio occupato dai dettagli non necessari delle operazioni che sono già state completate . Nelle versioni QuickBooks antecedenti il ​​2005 , questo processo è stato chiamato il " Condensare & Archive , " nelle versioni successive è stato cambiato in " Clean Up dati aziendali. " Esiste una procedura corretta per il completamento di questo processo che, se non seguita può portare a corrompere il file QuickBooks . Istruzioni
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Creare una copia di backup del file di società prima di iniziare questo processo. A tale scopo, fare clic sul pulsante "File" nella barra del menu in alto . Scegliere l'opzione "Salva /Backup File" e vi verrà chiesto di scegliere la posizione in cui si desidera che il backup salvato .
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salvare il backup in una posizione sicura . Scegliere un disco rigido esterno , un'unità flash o un CD. Ciò impedisce che un file danneggiato di essere salvati sul disco rigido principale . Allo stesso tempo, vi viene richiesto di indicare la posizione da salvare si avrà anche la possibilità di rinominare il file .
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Rinominare il file per indicare che il backup è precedente ad una compressione . Tenere questo in un luogo sicuro il file compresso deve essere danneggiato o si dovrebbe avere per esaminare i dettagli delle operazioni che verranno eliminati durante il processo di compressione .
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iniziare il processo di compressione . Per fare ciò cliccate sul tasto "File" nella barra dei menu in alto . Trova il pulsante "Utilità" e fare clic su di esso . Si aprirà un menu sul lato destro , dove si vedrà il " Clean Up dati aziendali. " Clicca su questa opzione e lasciare che la procedura guidata vi guiderà attraverso il processo .
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Scegli il metodo da utilizzare per "ripulire dati aziendali. " Ci saranno due opzioni presentate nella prima finestra di pop-up . Il primo è quello di rimuovere le operazioni effettuate a partire da una data specifica . Questa è l' opzione scelta per " chiudere " un anno . Il secondo è quello di rimuovere tutte le transazioni completate indipendentemente dalla data . Dal momento che i dettagli di tali operazioni non sono necessari per il funzionamento giorno per giorno di QuickBooks , tali operazioni sono " compressi " in solo il totale .
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Selezionare criteri aggiuntivi per la rimozione di transazioni . La finestra successiva vi darà la possibilità di includere altre operazioni per comprimere . Queste opzioni includono le transazioni con carta di credito bancario e non liquidati , le transazioni contrassegnate " da stampare ", le fatture e le stime segnate " da inviare " e, infine, le operazioni contenenti non fatturato o costi unreimbursed . Scegli quelle che si applicano alla vostra azienda e fare clic su "Avanti ".
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Comprimere inutilizzati voci di elenco . Questo elimina le voci per le quali non esistono transazioni , comprese le fatture o stime . Queste voci di elenco non utilizzati includono i conti, clienti, fornitori , altri nomi , oggetti di fattura , e le "fare" Note completati. Al termine la scelta di questi clic su " Avanti ". Questa è l' ultima finestra prima di raggiungere il pulsante "Inizia Cleanup " .
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Clicca "Inizia Cleanup ". Questo processo può durare minuti o ore per completare, e sarete in grado di lavorare in QuickBooks fino a quando il lavoro è fatto . Un paio di cose da ricordare : in primo luogo , se il file di società QuickBooks è in rete , iniziano questo processo nel computer principale o il server dopo aver spento tutti gli altri computer della rete . Non è possibile completare questo da un computer secondario in una rete. In secondo luogo , questo è un lavoro che idealmente dovrebbe essere fatto solo una volta all'anno , per la chiusura di fine anno . In terzo luogo, in caso di necessità di trovare i dettagli delle transazioni rispetto all'anno precedente, ricordate che avete che backup.