La cosa migliore di archiviazione di documenti su un computer può anche essere sfida Thebiggest : Sei completamente libero di creare opere systemthat deposito per voi . Prima di tutti i file finiscono ammucchiati che knowswhere , mettere ordine al vostro disco rigido . Pensate a tutto il tempo e energyyou'll salvare ogni volta che è necessario trovare un file in futuro . Istruzioni
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impostare cartelle ampia categoria all'interno di My Documents ( in Windows) o sul disco rigido ( in Mac OS) . Leggi 185 Creazione di un sistema di archiviazione perfetta per i suggerimenti sui nomi di etichetta .
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Impostare le sottocartelle all'interno di ogni categoria . Ad esempio , ordinare i documenti finanziari per anno o il tipo , e documenti relative alla famiglia di persona .
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Utilizzare la funzione di ordinamento del computer. Mettere " AAA " (o uno spazio) davanti ai nomi delle cartelle più utilizzati e " ZZZ " (o un proiettile ) di fronte a quelli meno utilizzati , quindi il primo galleggiante all'inizio elenco alfabetico e quest'ultimo va verso il basso . Oppure utilizzare 01 , 02 , 03 e così via
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specificare la cartella predefinita del computer salva i file in Questo di solito è fatto nel menu Preferenze - . In Word per Windows XP , ad esempio , aprite il menu Strumenti per Opzioni , fare clic sulla scheda Directory predefinite , selezionare i documenti , e fare clic su Modifica .
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Ordinare i file in base alle proprie esigenze . Ordina per data , per esempio, per trovare il file che hai lavorato su più di recente. ( In Windows XP , aprite il menu Visualizza, selezionare Disponi icone per , e scelgono modificati. Gli utenti Mac devono fare clic sulla finestra che vogliono ordinare , aprite il menu Visualizza per quanto List , quindi selezionare per data di modifica . ) O Ordina secondo la tipologia o il tipo di gruppo di tutti i fogli di calcolo , ad esempio.
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utilizzare nomi di file significativi per i vostri documenti . Un nome di file come Riprendi è meno utile di Resume_Sales_10_2004 . Ricordate di non utilizzare le barre , i due punti , asterischi o qualsiasi punteggiatura diverso da un singolo periodo che precede il suffisso .
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Mantenere perfezionare il sistema di archiviazione in modo che funzioni sempre meglio. Rinominare o riordinare le cartelle e archiviare o cestinare quelli inattivi . Evitare la duplicazione di cartelle , in particolare quelli contenenti foto o altri file di grandi dimensioni , si riempie il disco e creare confusione
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Utilizzare la funzione Salva quando si desidera mantenere una versione immutata di un documento. . È necessario specificare un nuovo nome di file, che si può basare su quello vecchio o cambiare del tutto. Questo trucco da fanatici del computer vecchia scuola è ancora una buona: Aggiungi V1 , V2 , V3 e così via alla fine di un nome di file per tenere traccia delle versioni di un documento che si sta modificando nel tempo
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Prenota il tuo tavolo per gli elementi che richiedono attenzione immediata . Quando hai finito di lavorare con loro , archiviarli nella cartella corretta . Cercate di non memorizzare i documenti a lungo termine sul tuo desktop .