Quando si crea un documento di unione , si sta prendendo le informazioni da un file di dati e inserire i dati appropriati nello stesso documento per ogni record nei dati . Ad esempio, si desidera inviare una lettera di vacanza a tutti nella tua rubrica . Nella tua lettera , si desidera che alcuni elementi siano per l'individuo che lo riceve e ancora non si vuole scrivere 200 singole lettere . Unione di documenti consente di personalizzare un mailing di massa .
Istruzioni Selezione dei dati
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Dopo l'apertura di Microsoft Word , selezionare "Lettere " dal menu sotto la voce "Seleziona tipo di documento . " Fare clic su "Next : . Documento di partenza "
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Scegli una opzione di impostazione del documento dall'elenco. È possibile scegliere di utilizzare il documento a sinistra ( ancora vuoto ) , scegliere un modello o selezionare un file che hai lavorato in passato . Dopo aver selezionato il tipo di documento , fare clic su " Successivo: Selezione destinatari . "
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Selezionare un'opzione per i vostri dati . Si potrebbe avere un elenco indirizzi esistente vuoi utilizzare da Outlook o il proprio database . Se non si dispone di un elenco di indirizzi preparati , selezionare , "tipo nuovo elenco . " Se si dispone di un elenco esistente sul computer, è possibile fare clic su "Sfoglia" per individuare il file sul vostro computer . Una volta selezionata l'opzione , fare clic su " Successivo : Composizione lettera . " Quando si fa clic su "Avanti ", Word vi darà la possibilità di utilizzare tutta la lista che hai selezionato o scelto una sottosezione da quella lista . Effettuare le selezioni , quindi fare clic su "OK".
Scrivendo la lettera
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Scrivete la vostra digitando il documento aperto . Se vuoi inserire l'indirizzo della persona in alto , fare clic sul pulsante "Address blocco" nel menu di destra . Vi darà le opzioni per quanto e in quale formato per stampare il blocco di indirizzi . Effettuare le selezioni , quindi fare clic su "OK". Si noterà un codice tra parentesi angolari verrà visualizzato nella parte superiore della pagina in cui si desidera l' indirizzo di apparire . Questo markup dirà Word dove mettere le informazioni di indirizzo per ciascuno dei vostri destinatari. Se si desidera includere un saluto personale , fare clic sul pulsante " Saluto linea " e selezionare il formato che si desidera utilizzare . Dopo aver effettuato le selezioni, fare clic su " OK ", quindi fare clic su "Next : . Anteprima lettere "
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Sfoglia ciascuna delle lettere e assicurarsi che sembra come si desidera che appaia. Controllare per assicurarsi che la lista dei destinatari è corretta . È possibile rimuovere i nomi extra o aggiungerne di nuovi . Quando l'elenco è corretto , fare clic su " successivo: completamento unione . "
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Controllare per assicurarsi che le lettere sono pronti per la stampa . È inoltre possibile aggiungere la personalizzazione di singole lettere , se vuoi . Una volta apportate le modifiche finali , fai clic su " Stampa ". La posta è pronto ad andare in buste e fuori l'ufficio postale .