Una lettera fattura è una semplice lettera di copertura che va con una fattura formale di una società che deve dei soldi su un disegno di legge . La lettera potrebbe aiutare a chiarire il debito , o dare ferme richieste di pagamento , in particolare nel caso di un cliente inadempiente . Una lettera fattura può anche essere utilizzato dal destinatario dei beni e servizi di spiegare perché la fattura non è ancora stata pagata. È possibile creare la propria lettera di regolare fattura da inviare a clienti e fornitori con facilità . Istruzioni
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Scrivi l'intestazione per la vostra lettera di fattura nello stesso modo come una lettera standard . . Digitare la data in alto , poi vai giù qualche riga e digitare l' indirizzo completo del destinatario
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Salta un'altra linea e poi digitare " Re: " (relativo ) e la ragione per la tua lettera . Questo potrebbe essere " richiesta di pagamento ", " Submission Fattura ", o semplicemente il numero della fattura .
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Includere una formula di apertura , se si dispone di un nome di un contatto specifico al business. Per esempio, " Attenzione signor Thompson . "
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estendere la ragione per la vostra lettera in prima linea . Arrivare subito al punto . " Si prega di consultare la nostra fattura allegata # 2224 per 110,65 dollari per la spedizione dei gadget che ti abbiamo inviato 2 Luglio 2010 " è una prima linea semplice e lineare. Di essere breve .
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vostre esigenze e condizioni. Siate specifici . Ad esempio , si può dire " Tenendo in conformità con i termini e le condizioni abbiamo concordato , questa fattura deve essere pagato entro 30 giorni dalla data di cui sopra . "
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includere più informazioni su quello che sarà succedere se la fattura non è stata pagata in tempo, se questa è una lettera di follow-up a un pagatore delinquente . " Si può perdere lo sconto se la fattura non viene pagata entro 30 giorni. Prenderemo azioni aggressive di raccogliere questo debito , se necessario. "
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Includere un modo per il cliente di contattare l'utente con domande circa la fattura . Questo può essere un numero di telefono , indirizzo email o entrambi . Chiudere la lettera con un " Cordiali saluti ", insieme con il vostro nome e cognome e il nome della società.
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Aggiungere la parola "recinto" al fondo della lettera per informare il destinatario che ci dovrebbe essere un ulteriore pagina che va con questa lettera ( l' effettivo importo da pagare ) .
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mantenere lo stesso formato generale per una lettera fattura ad un fornitore . Dire al vostro fornitore perché non hai pagato fino ad oggi ( o quando si prevede di pagare ) e richiedere maggiori informazioni nella lettera , se necessario. Per esempio: " Saremmo felici di pagare la fattura non appena ci fornisce le seguenti informazioni ... " Queste informazioni possono includere una conferma di consegna o spedizione una lista più dettagliata dei prodotti e dei servizi forniti .