Ci sono alcune situazioni in cui si potrebbe aver bisogno di scrivere una lettera di copertura per andare con un report . Per esempio, quando una società crea una relazione annuale ai suoi azionisti che presenterà il documento con una breve lettera che riassume le notizie . Una lettera di copertura potrebbe essere utile anche per una relazione in merito a una nuova scoperta scientifica . Indipendentemente dal soggetto, la lettera deve essere breve , informativo , e andare dritti al punto . Istruzioni
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Navigare attraverso la relazione e scrivere i dati pertinenti che si desidera evidenziare nella lettera di accompagnamento . Per esempio, se il vostro rapporto ha trovato che un nuovo metodo di pubblicità è stato dimostrato di aumentare le vendite del 20 per cento , lista che come un possibile punto di proiettile su un foglio di carta separato .
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Aggiungi la data e destinatario informazioni nella parte superiore della vostra lettera di copertura , come si farebbe con una lettera commerciale standard. Indirizzare la lettera a una persona specifica . Questo dovrebbe essere il punto di persona che sarà responsabile per la distribuzione dei risultati della relazione con gli altri . Per esempio, " Dear John Smith ".
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Apri il tuo primo comma, ottenendo diritto allo scopo della relazione . Spiega esattamente perché si sta inviando la presente relazione al destinatario. Per esempio, " Come abbiamo discusso , ho fatto la ricerca nel campo su cui i metodi di lavoro migliori . Questo rapporto presenta i miei risultati ... " Keep it breve e al punto .
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Affina i tuoi punti elenco dal punto uno da tre a cinque punti che si sente catturerà maggiormente l'attenzione. Elencarli dopo il paragrafo di apertura .
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incoraggiare il lettore a leggere il rapporto per ulteriori dettagli alla fine della lettera di copertura . In sintesi, cosa ne pensate di questi risultati significano per l'organizzazione ( se del caso) e come e quando l'organizzazione dovrebbe agire sui dati. Se la notizia è incoraggiante , è possibile aggiungere anche una nota positiva , alla fine della lettera , come " Questo rapporto dimostra che stiamo facendo passi da gigante come organizzazione ".
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Chiudi la lettera con un semplice " Saluti " o "Cordiali saluti " e digitare la parola " contenitore " in fondo , che notifica semplicemente il destinatario che qualcosa deve essere allegata alla lettera ( il rapporto ) .
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