Molti sistemi di posta elettronica non permettono allegati superiori a 3-5 megabyte . Se un documento Word è maggiore del limite consentito dal sistema di posta elettronica , allora non verrà trasmessa . In tal caso, è necessario ridurre la dimensione del file di documento . Ridurre la dimensione di un file molto grande Word potrebbe anche rendere la stampa del documento più efficiente e meno costoso . Utilizzare vari metodi per ridurre la dimensione di un file Word senza rimuovere o modifica del suo contenuto . Collega tabelle e foto per scaricare

immagini incorporate e tavoli aumentano le dimensioni dei documenti di Word più di ogni altro fattore . Fortunatamente, Word consente all'utente di collegare il documento in un file esterno , ad esempio un file di immagine o un file Excel. Quando un documento di Word viene aperto , si recupera il file collegato e pone il suo contenuto nella posizione desiderata . Quando il file Word viene chiuso , il collegamento viene interrotto . In questo modo , l'immagine o la tabella non è una parte integrante del file Word , riducendo così notevolmente le dimensioni del file . Lo svantaggio di questa strategia è che il file di Word deve essere in grado di accedere al file esterno . Se il documento di Word viene aperto su un computer che non ha accesso al file esterno , non vi sarà alcuna immagine o la tabella nel documento .
Utilizzare JPG

Se è necessario inserire le immagini in un file, utilizzare il formato immagine JPG invece del formato immagine BMP . Un file BMP sarà almeno tre volte più grande come la stessa immagine in formato JPG . Molti editor grafici on-line e gli spettatori possono facilmente convertire le immagini da un formato ad un altro .
Ridurre il numero di foto per scaricare

Se tutte le immagini nel documento Word sono nel formato JPG e il file è ancora troppo grande , considerare di togliere immagini che non sono necessarie per il documento. Ad esempio, se la stessa immagine appare in due sezioni distinte del documento , rimuovere il secondo aspetto del quadro e semplicemente rinviare il lettore alla prima immagine . Inoltre , provare a rimuovere le immagini che sono divertenti o decorativi , ma non essenziale o informativo .
Divisa in due documenti

Un documento di Word a lungo può essere diviso in due o più documenti più piccoli . Se il documento contiene più sezioni o capitoli , considerare la possibilità di ogni sezione in un file separato .