Dopo aver lavorato ore sul documento di Microsoft Word , è pronto per essere letto , ma voglio essere sicuro che è in forma è stato creato. Se si copia e incolla il documento in posta elettronica , i grafici e tabelle attentamente fatto, sarà un disastro . Per mantenere la formattazione in un documento di Word , inviarlo come allegato e-mail . Se non si è sicuri che il destinatario ha Word , inviare il documento come un formato di documento portabile ( PDF) file. È inoltre possibile limitare le modifiche al documento in modo che non possono essere modificati.
Istruzioni Salva come PDF o XPS file di
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Aprire Word 2007 e il documento. Fare clic sul pulsante " Microsoft Office ", e poi il punto su " Salva con nome " nel menu . Clicca su "PDF o XPS" Salva con nome dal menu a discesa .
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Digitare un nome di file per il vostro documento nel campo " Nome file " . Assicurarsi PDF appare nei Salva come tipo di campo sottostante il nome del file . Per impostazione predefinita , la casella di controllo " Apri dopo Publishing " è selezionata in modo da poter verificare che la formattazione è corretto .
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Fare clic su " Pubblica ". Dopo il documento convertito in PDF , il file viene visualizzato in un lettore di documenti sul vostro schermo . Allegare il file PDF in una e-mail .
Limitare le modifiche del file
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Aprire Word 2007 e il file che si desidera inviare tramite e-mail . Fare clic sulla scheda " Review " , quindi fare clic su " Proteggi documento " nel gruppo Proteggi documento , alla fine della barra multifunzione .
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Clicca su "Limita formattazione e modifica " e una barra delle applicazioni appare sulla destra dello schermo . È possibile limitare la modifica di stili o consentire solo alcuni tipi di modifica che si terrà nel documento tra cui " Nessuna modifica ". " Nessuna modifica " limita il destinatario dell'e-mail di solo essere in grado di leggere il documento .
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Fai le selezioni del riquadro delle attività e fare clic sul pulsante "Start Enforcement " . È possibile aggiungere un ulteriore livello di protezione al documento con l'aggiunta di una password. Allegare il documento riservato a un messaggio di posta elettronica e lasciate che il vostro destinatario che il file è limitato . Quando lo aprono , essi saranno in grado di leggere il documento , ma non apportare modifiche .