Se si lavora da casa o si esegue un business multinazionale , si scrive alcune lettere standard su una base frequente . Si potrebbe essere sourcing e approcciare nuovi clienti per lavoro o per l'invio di una ricevuta e una lettera di ringraziamento per i pagamenti fatturati . Invece di digitare una lettera fin dall'inizio ogni volta , memorizzare le ossa nude della lettera come un modello di documento e aggiungere i dettagli specifici ogni volta che è necessario per inviarlo.
Istruzioni Creare un modello da un documento esistente
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Scrivi o digitare il testo di base del corpo della lettera e modificare fino a quando si è soddisfatti con il tono e le informazioni riportate . Fare riferimento agli esempi precedenti di questo tipo di lettera per fare in modo di non perdere tutti i punti salienti.
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Modifica per lasciare spazio alla parte superiore e la parte inferiore per l'indirizzo , la data e il saluto , e per la firma - off alla fine della lettera . Regolare i margini , in paragrafi e dei caratteri per adattarsi a qualsiasi stile di una casa esistente.
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controllare dove i modelli sono attualmente memorizzati sul vostro computer selezionando "Strumenti" nella barra dei menu e cliccando su " Opzioni ". Trova il pannello denominato " Posizione file " e selezionare " Modelli utente ". Se si desidera modificare il percorso o crearne uno nuovo , fare clic sulla linea " Modelli utente " e fare clic sul pulsante "Modifica" sotto il riquadro aperto .
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Fare clic su "File" nella barra dei menu in alto e scorrere fino alla voce " Salva come ". Nel menu a discesa per il formato del documento , scegli quello che ti dà la possibilità di salvare come modello. Word 2007 offre una " Salva in" opzione con Windows XP , con la directory di destinazione denominata "modelli attendibili" , e un computer utilizzando Vista darà la possibilità di salvare come un " modello" sotto " Collegamenti preferiti ". Open Office 3 permette di risparmiare un modello come un " ODF Text Document Template ".
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Scegliere un nome per il documento che incorpora il tema della lettera e la parola "Template " in modo che si sa questo è il documento originale , e salvarlo nella cartella " Modelli " .
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Tirare il documento modello la prossima volta che avete bisogno di scrivere questa lettera . Prima di aggiungere i dettagli specifici , andare su "File " , selezionare " Salva con nome" e dare al documento un nuovo nome per differenziarlo dal modello. Probabilmente avete una cartella o una directory specifica per il destinatario o per il tipo di lettera, come ad esempio una lettera di query generale o l'annuncio di un incontro mensile .
Creare un nuovo modello
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aprire un documento vuoto in Windows 7 , e in Microsoft Office in Windows XP , e di creare una lettera . Salva come al punto 4 di cui sopra.
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Clicca su "Modelli" dal menu di Open Office e fare clic su "Nuovo " nella parte superiore del menu . Selezionare " documento di testo ". Questo apre una schermata per la creazione di un nuovo modello che è possibile salvare con un nome identificativo .
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creare un nuovo modello da un modello esistente aprendo il documento richiesto , e in seguito alla " Salva come " procedura come sopra . Assicurati di distinguere tra i due modelli nei nomi dei file che si sceglie .