Creazione di una rubrica sul vostro computer è un ottimo modo per tenere tutti i tuoi contatti in un unico luogo . E , Microsoft Excel è il miglior software da utilizzare per fare una rubrica su un computer . Excel è ampiamente disponibile e accessibile a tutti più , ed è molto facile da usare . Creazione di una rubrica in Excel comporta semplicemente la creazione e la formattazione di un paio di colonne , e quindi l'immissione di informazioni . Una volta che la rubrica viene impostato , può essere facilmente utilizzato per posta fusione o come elenco di riferimento . Le istruzioni riportate di seguito vi aiuterà a configurare una rubrica sia Excel 2003 o Excel 2007 . Istruzioni
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Apritevi Microsoft Excel sul proprio computer. Vedrete che un foglio di calcolo si apre con righe e colonne predeterminati. Si utilizzerà queste righe e colonne per creare la tua rubrica .
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Aggiungi un titolo per la parte superiore del foglio di calcolo. Questo ti aiuterà a ricordare quali sono le informazioni in una particolare rubrica . Potrebbe essere necessario impostare diverse rubriche per vari scopi - ad esempio , uno per i membri di un club del libro e uno per i membri della famiglia . Avere un titolo chiaro vi aiuterà a tenere tutto organizzato. Fai il titolo in grassetto e aumentare la dimensione del carattere , utilizzando gli strumenti della barra degli strumenti in alto .
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Passa un paio di righe dopo il titolo e inserire intestazioni per le colonne in indirizzo libro. Le seguenti intestazioni di colonna saranno molto utili : Nome , indirizzo, città , stato , codice postale , numero di telefono , numero di fax e indirizzo e-mail . Digitare in queste voci nelle colonne da A ad H , rispettivamente . E 'molto importante che ogni elemento viene inserito in una colonna separata .
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Center e audaci le intestazioni di colonna . Per fare questo , fare clic sul numero di riga a sinistra della riga di intestazioni . Questo metterà in evidenza , o selezionare , l'intera riga . E , quindi , utilizzare gli strumenti audaci e centro della barra degli strumenti in alto .
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Inserisci le informazioni di contatto in ogni colonna . Informazioni per ogni contatto deve essere immesso su una riga separata . A seconda di quanti contatti hai, questo potrebbe richiedere del tempo. Ma, ricordate, si avrà solo bisogno di farlo una sola volta . In futuro , sarà sufficiente aggiungere nuovi contatti e informazioni di aggiornamento. Se non si dispone di alcuni elementi di informazione per determinati contatti , lasciare vuota la cella . Ricordatevi di usare le abbreviazioni a due lettere che l'ufficio postale richiede .
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Formattare il testo nella colonna Codice postale di rendere tutti i CAP lo stesso aspetto . Evidenziare tutto il testo nella colonna , ad eccezione della colonna. Pulsante destro del mouse sulle celle evidenziate e selezionare " Formato celle ". Fare clic sulla scheda " Numero" , quindi fare clic su " Special " nella casella "Categoria" . Clicca su "CAP " o "CAP 4 " nella casella "Tipo" . Fare clic su " OK ". Questo renderà tutti i codici di avviamento postale lo stesso aspetto .
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Formattare il testo nella colonna Numero di telefono in modo che tutti i numeri telefonici nella colonna lo stesso sguardo . Evidenziare il testo nella colonna Numero di telefono , ad eccezione della colonna. Fai clic destro su di esso e selezionare " Formato celle ". Nella scheda " Numero" , selezionare " Special " dalla casella "Categoria" . Clicca su "Numero di telefono " nella casella "Tipo" . Fare clic su " OK ".