sistemi di gestione dei documenti sono i sistemi elettronici che sono progettati per gestire, archiviare , distribuire e archiviare i documenti . Questi sistemi sono comuni nelle imprese e dei sistemi di istruzione e di agire come un schedari digitali . Sistemi di gestione dei documenti sono anche noti come "sistemi di gestione dei contenuti ", come possono memorizzare audio , video e altri tipi di supporto , oltre ai documenti.

Sistemi di gestione dei documenti fisici spaziali spesso memorizzano informazioni sui server o altri sistemi di computer potenti . Questi spazi di archiviazione elettronica spesso occupano meno spazio rispetto ai loro controparte fisica .
Archiviazione digitale

sistemi di gestione dei documenti consente l' archiviazione dei documenti stessi e anche per le versioni precedenti . Questo può aiutare a revisioni della pista nel tempo e fornisce un ulteriore vantaggio di essere in grado di tornare a documenti più vecchi . Tuttavia , se queste informazioni non è organizzato e conservato correttamente , ci potrebbero essere troppi documenti e versioni disponibili , causando in tal modo un problema di sovraccarico di informazioni per gli utenti .
Centralizzata Località
< br

sistemi di gestione > dei documenti sono un percorso di archiviazione centralizzata in cui molti utenti possono accedere alla più recente e più aggiornate documento da una posizione centrale . Questo facile accesso ai documenti supporta la collaborazione tra molti utenti. La posizione centralizzata di documenti promuove anche una facile distribuzione dei documenti per gli utenti . Tuttavia, archiviazione elettronica dei documenti digitali in un unico luogo può rappresentare un rischio per la sicurezza in più a meno che non si aggiunge ulteriore sicurezza per proteggere il sistema elettronico.
Aggiuntive Utilità Strumenti

elettronicamente archiviazione e la gestione dei documenti all'interno di un sistema elettronico di gestione dei documenti permette di strumenti di utilità per fornire funzionalità aggiuntive che non erano disponibili nella loro controparte fisica . La ricerca attraverso documenti elettronici è più facile che cercare ogni documento a mano. Tuttavia molti di questi strumenti possono essere inutili e potrebbero avere un costo maggiore di valore per le aziende .