Una lettera modulo è una lettera dattiloscritta in Microsoft Word che è alimentato le informazioni da un database collegato . Questo tipo di lettera permette di comporre , stampare e inviare la stessa lettera di un gruppo di vari destinatari . È possibile utilizzare Microsoft Excel con Word per creare la tua lettera modulo . I dati si trova in Excel , mentre si crea e mestieri delle parole che compongono la vostra lettera in Word . Cose che ti serviranno
destinatario elenco
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Inserisci i dati in Microsoft Excel . Mettere ogni pezzo di dati nella propria colonna appositamente nominato. Per esempio , per una lettera molto probabilmente salva un elenco di nomi e indirizzi di posta , in modo denominare le colonne " Nome ", "Cognome ", " Indirizzo 1 , " Indirizzo 2 " " City", " Stato" e "CAP ". aggiungere colonne , come si vede in forma . Inserire i dati corrispondenti per ogni persona sulla vostra lista .
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Salvare e chiudere il file di Microsoft Excel , quando si è finito di aggiungere i dati . Vai a Microsoft Word.
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Clicca " Lettere " o "Strumenti" nel menu principale in Word ( a seconda della versione ) . Selezionare " Inizia stampa unione ".
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Seleziona "Lettere " dalla lista di opzioni.
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Componi la tua lettera (chiamato anche il "Main documento ") nel documento vuoto che hai aperto . Per formattare la vostra lettera in uno stile formale , inserire il vostro indirizzo seguito dalla data in cima , quindi il nome del destinatario e l'indirizzo ( lasciare un segnaposto qui per ora) , il saluto ( " Egregi Signori e signori ") accanto , digitare il messaggio sotto quella , e poi finalmente scrivere il tuo chiusura ( "Cordiali saluti " ) . Assegnare un nome e salvare la tua lettera in Word . Tenerlo aperto .
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Fare clic su " Selezione dei destinatari ", " Open Data " o un'opzione simile dal vostro " Stampa unione " barra degli strumenti . Scegliere " Usa elenco esistente " tra le opzioni .
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Seleziona " . Xls " dalla cartella " tipo di " discesa in "Seleziona origine dati" finestra di dialogo. Trovare il file di Excel salvato al punto 2 e fare clic su "Apri ". Scegliere il foglio di lavoro in cui hai inserito i dati dalla finestra di dialogo e fare clic su "OK".
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Go Torna al tuo documento principale ( la lettera) . Fare clic su " Inserisci campo unione " dalla " Stampa unione " barra degli strumenti. Verrà visualizzato un elenco di tutte le colonne che si è creato nel file di Microsoft Excel i dati (questi sono ora chiamati "campi" in Word ) .
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Selezionare il campo "Nome" per primo. Una frase di riferimento ( << First_Name >> ) appare nel documento. Posizionare la frase in cui dovrebbe essere nella vostra lettera ( come parte del destinatario e, eventualmente, il saluto pure) . Ora , tutte le occorrenze di nomi sulla vostra lista di dati appariranno in quella zona della vostra lettera . Ripetere questa azione per tutti i nomi dei campi .
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clic su "Fine & Merge " dalla " Stampa unione " barra degli strumenti e scegliere " Modifica singoli documenti . " Selezionare i record da il foglio di dati che si desidera unire e fare clic su "OK". tutte le vostre lettere , con le informazioni di dati integrato , appaiono sullo schermo .
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Modifica l'elenco dei destinatari o facendo clic su " Modifica destinatario List " sulla " Stampa unione " barra degli strumenti o modificando il documento di dati in Microsoft Excel .