Excel è un potente strumento per organizzare, ordinare e catalogare le informazioni in un foglio di calcolo . Tuttavia, non lasciare che il termine " foglio di calcolo " limitare il vostro pensiero su come e per chi Excel può essere utilizzato. Mentre è davvero un "must have " strumento software per aziende e professionisti finanziari - ma ha anche applicazioni software estremamente utili per la casa , le piccole imprese , professionisti e l'uso senza scopo di lucro . Istruzioni
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decidere il tipo di dati di progetto per catturare in Excel . Non limitare i dati di numeri , come Excel è funzionale e adattabile per tutto, dai dati numerici in dati di testo , quali nomi o indirizzi . Focus sulle esigenze del progetto , come ad esempio il mantenimento di un elenco di dati per nomi , prodotti , colori , prezzi o annotazioni speciali.
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Aprire il software Excel e creare un nome di file , ad esempio " Comunità Volontari Roster "o" del Negozio di scarpe . " Salvare il file facendo clic sulla scheda appropriata per il salvataggio di un file, ad esempio la scheda "File" nella barra degli strumenti in alto a sinistra fino a Excel 2003 . Fare clic su " Salva con nome" e immettere un nome di file che si può facilmente ricordare. Fare clic su " Salva". Utilizzare l' icona "Salva" quando si aggiorna voci nel file .
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Determinare il numero di colonne orizzontali necessari nel foglio di calcolo . Capire che Excel "default" la prima fila orizzontale con le lettere dell'alfabeto e possono anche utilizzare i numeri per delineare colonne , se specificate o richiedete. Inserire il titolo per ogni colonna in seconda fila . Quando si crea un elenco per i membri del foglio di calcolo può includere colonne per i seguenti : . Nome, cognome , indirizzo , numero di telefono , indirizzo email e numero di conto appartenenza
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Inserisci i dati. Inizia nella colonna più a sinistra e continuare con voci per ogni colonna definita . Digitare tutti i dati corrispondenti nella cella . Anche quando i dati superano la larghezza della colonna predefinita , il software include i dati di "dietro le quinte ". Espandere la larghezza della colonna facendo clic destro sul bordo destro della colonna .
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verificare l'andamento delle voci dopo aver inserito almeno 10 righe . Verificare che le colonne siano adeguatamente set-up per soddisfare le vostre esigenze , o se avete bisogno di aggiungere, eliminare o rinominare le colonne .
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Utilizzare la funzione "Ordina" per assicurarsi che il foglio di calcolo di set-up sta lavorando . Evidenziare una colonna e fare clic sulla scheda "Dati" sulla barra degli strumenti in alto . Fare clic su " A alla Z " strumento di ordinamento e premere "Invio ". Il software provvederà automaticamente le voci in ordine alfabetico .
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Esplora i calcoli matematici funzione per ottenere un totale di voci numeriche , quali le rimanenze . Fare clic sulla scheda " Dati" sulla barra degli strumenti in alto , scorrere verso il basso e selezionare la funzione " subtotale " , e premere " Invio". Scorrere fino all'ultima colonna a foglio di calcolo di Excel in cui il software visualizza automaticamente la quantità totale parziale per il vostro inventario .
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Salvare il lavoro di inserimento dati spesso . Eliminare dover inserire nuovamente tutti i dati con la creazione di una "lista maestro . " Salvare l'elenco principale con un nome diverso da utilizzare come modello per creare sub- file, ad esempio un elenco di tutte le persone che vivono sul lato nord della città , o elenchi separati per inventario scarpa maschile e l'inventario di scarpe da donna. Utilizzare i sub -liste per ordinare e catalogare i dati in vari modi , in base alle vostre esigenze .