Microsoft Access consente agli utenti di creare e gestire i database . E 'il miglior strumento nella suite Office di Microsoft per questa funzione . Importanza

gente usa Microsoft Access per creare e gestire i database , che sono organizzate raccolte di dati che possono essere condivisi tra molti utenti . I database sono fondamentali per la tenuta dei registri di imprese e di altre organizzazioni , consentendo a più persone di accedere , recuperare, aggiornare e modificare altrimenti registra rapidamente e in modo efficiente .
Identificazione

Accesso è ciò che è noto come un sistema di gestione di database - un'applicazione che consente agli utenti di recuperare le informazioni da e aggiornare il database senza contravvenire le relazioni tra i dati che inizialmente messi in atto dal progettista del database . Ad esempio , il database di consumatori della Società Avena , una società ipotetica , dovrebbe includere file contenenti gli indirizzi postale fisico , la storia di acquisto , storia postale e di altre informazioni pertinenti , nonché le relazioni tra questi record , e menu progettati dal designer di database che consentono agli altri utenti di cercare informazioni.
Database

un database di Access si è composto dei dati stessi e le relazioni tra i dati, le interfacce che i vari utenti di vedere e utilizzare per modificare o recuperare i dati e istruzioni per come il database è quello di essere memorizzati fisicamente sul computer o server.
Quando utilizzare Microsoft Access

Utilizzo di Access è appropriata quando ci sono più relazioni tra i dati che si sta tentando di registrare. L'accesso è inoltre opportuno utilizzare se si ha intenzione di memorizzare i record per un lungo periodo di tempo , o se avete bisogno di creare report rapidi contenenti pezzi disparati di informazioni .
Utilizzo di Microsoft Excel Versus Microsoft Access

dicono i Oats Company mail sollecitazioni e biglietti di ringraziamento ad una mailing list composta da 10 diversi gruppi ( a, B , C. .. ) in diversi momenti durante l'anno . L'appartenenza a un gruppo non è esclusivo. In altre parole , il signor Joe Brown può essere un membro del gruppo A, C e D , non solo A. Ora assumere mailing list del Oats della Società è composto da 10 diversi fogli di calcolo Excel - A, B , C e così via . Per aggiornare le informazioni di contatto del signor Brown , che avrebbe dovuto cambiare il suo record di tre tempi diversi, su fogli di calcolo A, C e D , rispettivamente.

Assumere la Oats Company vuole tenere traccia di ciò che tipo di spedire ogni membro del gruppo ha ricevuto e quando lui o lei ha ricevuto. In Excel è possibile creare un nuovo foglio di lavoro in ciascun foglio elettronico per registrare la storia postale ( ad esempio, A e A ') . Tuttavia, se Joe Brown , dicono , ha conseguito una laurea in legge , ed era ora di denominato " Mr. Joe Brown , Cav . " si dovrebbe aggiornare il suo record su sei fogli di lavoro

Ora immaginate se qualcuno ti ha chiesto di completare un compito più complesso , sulla base di questi presupposti iniziali , come ad esempio : . Rimuovere tutti i membri del gruppo C dalla mailing list , salvo i membri che appartengono anche al gruppo A e di qualsiasi altro gruppo , tranne D , e hanno ricevuto un ringraziamento carta negli ultimi sei mesi. Pettinatura attraverso molteplici fogli di calcolo per trovare quelle informazioni sarebbe un po ' più noioso . L'aggiunta di un paio di variabili e richieste renderà evidente che Excel non è uno strumento ideale per la gestione di mailing list della società o di altri database .

Access, d'altra parte , consente di creare i record rappresentati da un unico identificativo - ciò che è noto come una chiave primaria - che possono fare riferimento a più parti di dati . Ad esempio , il record di Joe Brown sarebbe stato identificato da un codice alfanumerico univoco che fa riferimento a e permette l'accesso a recuperare qualsiasi degli attributi di Joe Brown . Attributi sono i vari tipi di dati associati con la chiave primaria di un record . Ad esempio , il nome di Joe Brown , il cognome , l'indirizzo e la storia postale sono tutti gli attributi di un singolo record nel database. Un database di Access correttamente progettato sarebbe solo richiedere che i record vengono aggiornati una volta , il database potrebbe anche recuperare qualsiasi combinazione di attributi richiesti . Questo rende compiti come quello del precedente paragrafo semplice , e rende l'accesso ideale per la costruzione e la gestione di basi di dati.