Microsoft Access è un programma di database relazionale progettato specificamente per consentire di memorizzare ed identificare i dati su più tabelle . Si vorrebbe utilizzare Access invece di Excel per tenere traccia di formazione perché elimina informazioni ripetitive e consente di estrarre le informazioni insieme simile a rispondere a domande importanti, come " Chi ha avuto formazione X ? " Per tenere traccia di formazione di Microsoft Access , è necessario costruire un database. Istruzioni
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Creare una tabella tirocinante . Questa tabella vi mostrerà tutti coloro che hanno bisogno di avere la formazione. Ogni tirocinante sarà una voce , o una riga , in questa tabella con un numero unico ID tirocinante. Tutte le informazioni aggiuntive necessarie per gli scopi dovrebbe essere aggiunto , come ad esempio le informazioni di contatto . Supponendo che tutti hanno bisogno la stessa formazione , è necessario creare campi per ogni corso di formazione necessario. In caso contrario , è necessario aggiungere un campo di tipo di formazione per ciascun tirocinante e quindi creare una formazione separata tavolo necessità.
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Creare una tabella di allenamento o di tabelle. È possibile creare una tabella che ha tutto il potenziale di formazione con un ID di formazione come le informazioni chiave e ulteriori circa che la formazione in altri campi . Se avrete diverse istanze della stessa formazione che si desidera identificare separatamente ( la classe 101 Stuff Aprile è sostanzialmente diverso da quello del maggio Roba di classe 101 ) , hai bisogno di fare un campo ID aggiuntivo nella vostra tabella di formazione per il tipo di formazione , oppure è possibile creare tabelle diverse per i diversi tipi , per cui si potrebbe avere uno Stuff 101 tavolo allenamento separato dalla Stuff 102 .
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Relate tirocinanti per la loro formazione con i rapporti. Senza relazioni, non si può dire che ha avuto quale formazione . Ci sono due modi per fare questo . Correlare gli ID di formazione delle tabelle di allenamento al tavolo tirocinante - questo significa che si sta seguendo la formazione essenzialmente controllando quando una persona completa la formazione . Oppure, in relazione agli ID tirocinante dai tavoli tirocinante per le tabelle di allenamento , in questo caso , si sta seguendo la formazione da parte che completa ogni classe . Il secondo metodo sarebbe l'ideale se la formazione si fa in gruppi e la presenza o passaggio viene registrato.
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Utilizzare query e report . Dopo le tabelle e le relazioni sono identificati , è possibile creare query per vedere che i tirocinanti hanno completato una formazione particolare . Si può anche vedere che tipo di formazione è restanti per qualunque particolare tirocinante . I report possono essere basate fuori query per rendere queste informazioni più stampabile.