QuickBooks è valutato in base al numero di utenti che avranno accesso simultaneo al programma . Un piccolo imprenditore paga quindi tasse aggiuntive per abilitare i suoi dipendenti , cioè gli utenti, per poter inserire le transazioni nel software finanziario della società . L'imprenditore agisce come "Amministratore" in tutti questi utenti , il mantenimento di un certo livello di controllo , al fine di impedire agli utenti di accedere alle informazioni che sono inutili o inappropriati per loro di vedere . Istruzioni
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Aprire l'opzione "Set Up Utenti" in QuickBooks . Fare clic sul pulsante " Società" nella barra del menu in alto e scorrere verso il basso per l' opzione "Set Up Utenti e password " . Quando si apre il menu laterale, scegliere l'opzione "Set Up Utenti" . La finestra Elenco utente ha una lista di tutti gli account utente creato in precedenza . Se non ci sono gli utenti , il "Admin" sarà l'unico elencato .

2 Immettere il nome utente per l'individuo che si desidera creare come utente . Se si sono limitati nel numero di licenze , è possibile creare un nome utente per una specifica area del vostro business invece che per un individuo. Ad esempio, creare un utente denominato "Registro" per tutti i soci di vendite e un altro di nome " Magazzino " per tutti i lavoratori di back- room .
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Inserire una password univoca per ogni utente . Tenere traccia di ogni nome utente e la password in un luogo sicuro . Non lasciare che gli utenti assegnano le proprie password , che sono per lo scopo di mantenere i dipendenti in diversi settori l'accesso identificazione utente di un altro dipendente . Fare clic sul pulsante " Avanti " per modificare l'accesso di un utente alle diverse aree di QuickBooks .
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creare un elenco delle diverse aree della vostra attività e dei diversi dipendenti che richiedono l'accesso al file di QuickBooks . Il lavoro del lavoratore adempie dovrebbe governare le aree di QuickBooks gli è permesso dentro
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Scegliere le "aree selezionate QuickBooks di " opzione e quindi su "Avanti". La prima area è " Vendite e Contabilità clienti . " Per ogni zona ci sono tre opzioni , "No accesso", "accesso completo" e " accesso selettivo " . Cassieri e quelle transazioni dei clienti che entrano bisogno solo " accesso selettivo , " a meno che l'utente è un manager .

Sotto "Accesso Selettivo " le opzioni sono per permettere all'utente di " creare transazioni Solo ", a " creare e stampare Le operazioni ", e di " creare transazioni e creare report . " Un cassiere può avere bisogno di creare e stampare le transazioni , ma non creare report . Tale caratteristica può essere riservata managment .
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Fare clic sul pulsante "Avanti" . La seconda area è " Gli acquisti ei debiti . " Questa zona è in genere riservato per la contabilità e il personale dell'ufficio . E 'per entrare e pagare le bollette , inserendo la carta di credito e ordini di acquisto . Scegliere il livello di "Nessun accesso" per tutti, ma il personale dell'ufficio e quindi fare clic su "Avanti ".
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Guardate il vostro elenco di dipendenti e determinare se uno di essi ha bisogno di essere in grado di scrivere o stampare i controlli , effettuare depositi o inserire la carta di credito . Questa zona è il "Controllo e Credito " zona . Non è raccomandato che qualsiasi personale , compreso il personale contabilità , avere accesso a entrare in transazioni conto corrente. In generale , questo dovrebbe essere riservato per voi , come Amministratore. Fare clic su " Avanti ".
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Scegliere l'opzione " Accesso Selettivo " per il magazzino o la ricezione di utenti . Questa zona successiva è il " inventario " ; tutti gli utenti di magazzino , ad eccezione di direzione deve avere accesso selettivo alle informazioni di inventario , con solo la possibilità di creare e stampare le transazioni. Fare clic su " Avanti ".
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Scegliere l'opzione "Nessun accesso" per gli ultimi cinque aree , che comprendono " Time Tracking ", " Lavoro e dipendenti", " Attività Sensibili contabili ", " Sensitive finanziario segnalazione ", e la " Modifica ed eliminazione di operazioni su opzioni " . Si tratta di aree che solo l'amministratore dovrebbe essere in grado di entrare e visualizzare le informazioni all'interno . Finché si mantiene le password per ogni utente sicuro, non ci dovrebbe essere nessun utente che è in grado di accedere alle aree che non riguardano il suo lavoro .