Se si sta creando un libretto , manuale , report, newsletter o brochure , ci sono alcune regole generali che si dovrebbe seguire quando si formatta un documento per la pubblicazione . Microsoft Word fornisce una serie di strumenti standard che possono aiutare artigianato e pubblica un documento professionale. Istruzioni
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organizzare i contenuti in logici, blocchi discreti di testo. Ciò è particolarmente utile se il formato di documento include colonne o tabelle
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Identificare gli stili per ogni voce : . Titoli , titoli , titoli, sottotitoli , corpo del testo , didascalie , tabelle , ecc Si consideri carattere progettazione , come Arial o Times New Roman , dimensione del testo e gli eventuali effetti speciali come grassetto, corsivo o sottolineatura ombra per diversi componenti . Un tipo di carattere più fondamentale di solito è meglio per il corpo del testo . Tuttavia, si dovrebbe esagerare contrasto quando si utilizza una combinazione di tipi di carattere . Se il testo è a colori , utilizzare lo stesso colore in tutto il documento .
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determinare il posizionamento dei titoli, sottotitoli , didascalie e tabelle . Applicare le stesse regole per oggetti simili . Ad esempio , se la prima didascalia per una cifra inserita è in grassetto e centrato sotto la figura , assicurarsi che le altre voci hanno lo stesso aspetto .
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Formato elenchi puntati e numerati . Scegli stili e colori di proiettile e sub - proiettile . Allo stesso modo , selezionare un approccio standard per tutti gli elenchi numerati e contorni . Schemi di numerazione possono includere decimali , Numerazione , romana e /o numeri arabi o una combinazione di numeri e lettere . Tenere proiettile e numero formati coerente tra il documento. Non mescolare e abbinare .
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sezione Insert e interruzioni di riga a seconda dei casi . All'interno di ogni blocco di testo e in tutto il documento , accertarsi che l'interlinea , allineamento , schede e rientro rimangono coerenti .
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Applicare bordi o ombreggiatura . Per esempio, se si desidera creare un bordo per la copertina di una relazione o di ombreggiare l'intestazione di colonna o di una riga di chiave di una tabella. Creare lo stesso look and feel per oggetti come . Se la prima casella di testo del documento è delimitato da una linea rossa doppio 3 punti e si è " goldenrod " riempire , fare in modo che le altre caselle di testo hanno lo stesso aspetto .
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Incollare o collegamento eventuali elementi grafici come foto , clip art , loghi o figure . Assicurarsi che grafici simili hanno la stessa forma , dimensione e posizione all'interno del corpo del documento . Per esempio, se si dispone di una serie correlata di grafica, come serigrafie , centro di ciascuno di essi sulla pagina. Renderli tutti della stessa altezza e larghezza e mettere le didascalie sopra di loro . A seconda delle limitazioni di formato del documento , potrebbe essere necessario convertire i file in diversi formati di file , ad esempio . Jpg , . Gif o . Bmp .