Il mantenimento di una mailing list di grandi dimensioni può essere frustrante e noioso . Dovete assicurarvi di aver aggiornato le informazioni e di eliminare le persone che non vogliono essere disturbati con le vostre offerte e richieste . Perché l'elenco è così grande , a volte si deve versare attraverso migliaia di voci per trovare quello che ti serve . Ci sono alcune attività che è necessario eseguire che vi aiuterà a gestire questi elenchi in modo più efficiente . Cose che ti serviranno
foglio di calcolo del computer o di un programma di database come Microsoft Excel o Access
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Utilizzare un foglio di calcolo o un programma di database come Microsoft Excel o Access per mantenere la vostra lista . Questi programmi permettono di aggiungere un numero illimitato di voci e di salvarle in un file di comodo . È possibile aggiungere ed eliminare righe , ordinare le informazioni e formattare il database a proprio piacimento . L'accesso può essere migliore perché è possibile eseguire procedure guidate per individuare e isolare i gruppi specifici di dati , come ad esempio tutte le persone che sono da Idaho o tutte le persone con il cognome Smith.
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Ordina i nomi sulla vostra mailing list per prima il cognome , poi il nome e poi città e stato.
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sbarazzarsi di duplicati sulla vostra lista . Microsoft Access ha un "Trova duplicati " strumento per aiutarvi in questo compito per grandi mailing list .
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List " Data di inserimento ", come un ulteriore campo nel database di mailing list in modo che saprete quanto tempo sei stato l'invio delle comunicazioni di persona . Se qualcuno è stato in lista per più di un anno e non ha ordinato o risposto al tuo messaggio , rimuovere l'indirizzo di risparmiare spese di spedizione e costi di stampa.
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Utilizzare la funzione di ricerca globale per individuare voci piuttosto che scorrere manualmente attraverso tutti i vostri nomi .
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Elimina le persone che cancellarsi dalla lista immediatamente o mantenere un elenco aggiornato delle richieste di cancellazione , quindi eliminare le voci a destra prima di inviare la vostra prossima spedizione.
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Dividere la lista di grandi dimensioni in liste più piccole in file distinti in base ultimi comportamenti dei destinatari per essere più efficienti con i vostri sforzi di mailing . Ad esempio , se questo è per una campagna di direct -mail , separare le persone che hanno ordinato più volte, una volta o mai più. È quindi possibile craftare diversi messaggi e le offerte per ciascun gruppo.