Per utilizzare un database in Microsoft Word , è possibile utilizzare funzionalità di stampa unione di Word , che guida l'utente attraverso un processo che può estrarre i dati sotto forma lettere da una varietà di fonti di dati . Oppure è possibile creare le tabelle del database in Word stesso. Cose che ti serviranno
Microsoft Word
Microsoft Access o simile applicazione di database
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Aprire Word e cominciano a creare una lettera per l'uso in posta di unione di Word caratteristica : clicca su "Strumenti " indirizzi ", " Inizia stampa unione ", e poi " Passo guidata Stampa unione . "
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Aprire Microsoft Access (o un'altra applicazione in grado di creare tabelle di dati, ad esempio Excel) e di creare una tabella con i seguenti dati . Digitare la riga che segue come intestazione della tabella :
fname , lname , città , stateJohn , Smith , Jonestown , NYBetty , Crocker , Smithville , MA
Salvare i dati di esempio con il nome del file " , . mydata "
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tornare a Word e selezionare l'opzione" lettere "nel fondere finestra posta . Fare clic sul collegamento " Documento di partenza " in fondo a quella finestra , poi " Usa il documento corrente " alla " Scelta del documento di partenza della programmazione".
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Scegliere " Usa elenco esistente " , ai "Seleziona destinatari della programmazione", quindi fare clic sul pulsante "Sfoglia" . Selezionare la tabella " mydata " creato in precedenza utilizzando il "Seleziona origine dati " finestra di dialogo , quindi premere "Apri ". Premere il tasto " OK " in " Destinatari Stampa unione " finestra di dialogo per importare tutte le righe di dati .
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Cliccare "Scrivi la lettera" link contenuto nella mail finestra di fusione , quindi incollare il seguente lettera campione nel documento :
Per : « fname » , « lname » « città » , « stato » Caro « fname » : Grazie per l'acquisto dalla nostra azienda . Spero che voi ei vostri vicini nella « città » godersi le product.Regards , la grande azienda
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Sostituire ciascuna delle parole nella lettera del campione che sono circondato dalla " << " , e caratteri " >> ", con il corrispondente codice di Campo unione : per " << >> fname ", per esempio , selezionare la completa " << >> fname " , " . fname " testo e premere "Inserisci campo unione " nella barra degli strumenti di Word , seguito cliccando
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premere il posta della finestra " Anteprima lettere " link dopo fusione l'inserimento di tutti i campi unione . Premere il tasto ">>" pulsanti nella finestra di fusione "<<" e vedere come Word ha sostituito ciascuno dei codici di unione che hai inserito con i dati della tabella di database . Stampare o salvare il documento risultante .
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È inoltre possibile creare un database in Word per l'uso in un'altra applicazione . Incollare i dati di esempio dal punto 2 in un nuovo documento di Word . Salvare il documento come " WordDatabase.csv , " e scegliere l'opzione " Testo normale " in " Salva come tipo " casella a discesa .
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Aprire Microsoft Access e selezionare " , dati esterni ", seguito da " file di testo "Selezionare il file di Word che avete appena creato nella finestra di dialogo" Carica dati esterni "in Access . . Fare clic su " ... nuova tabella ... " nella finestra di dialogo.
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Continua attraverso la finestra di dialogo premendo il tasto "Avanti" fino a visualizzare la schermata contenente il testo " , . prima riga contiene il nome del campo " Seleziona la casella accanto a quel testo , quindi premere " Fine ", seguito da " Close " per completare l'importazione dei dati . Si noti che Access ha creato una nuova tabella che raddoppia la tabella di Word . Utilizzare questa tabella come si farebbe con qualsiasi tipo di tabella in Access : per le query , per il collegamento ad altri dati del cliente , o per unioni posta di Word , ad esempio
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