Un sistema di gestione documentale dovrebbe fornire uno strumento chiaro e completo per la memorizzazione e il recupero di informazioni all'interno della rete informatica di un'azienda. Poiché le esigenze di informazione possono variare da società a società , alcune delle domande da porsi prima di attuare una preoccupazione sistema di gestione documentale come una società utilizza le informazioni , i requisiti di integrazione software e le esigenze di storage e di sicurezza. Quali scopi sarà un Document Management System Servire ?

Aziende devono tenere traccia di diversi tipi di informazioni su una base continua . In molti casi , sono necessarie informazioni per valutare il record di un cliente o di una situazione particolare. Identificare le diverse aree di informazione di un business funziona con su base regolare può aiutare a determinare uno scopo per un sistema di gestione dei documenti , secondo l' American Academy of Family Physicians . Dato che le imprese registrare e utilizzare le informazioni per scopi diversi , la comprensione del flusso di lavoro organizzativo di una società diversa fornisce un'idea di base su come l'informazione deve fluire o essere organizzati entro un sistema di gestione documentale .
Come sarà un Document Management System integrazione con i programmi software esistente ?

aziende che le informazioni di accesso attraverso una rete di computer esistente deve considerare come un sistema di gestione documentale si integrerà con i programmi software esistenti , secondo l' American Academy of Family Physicians . Alcuni sistemi di gestione dei documenti possono integrare o interfaccia con alcuni programmi software più che con gli altri. Come programmi di software in genere richiedono aggiornamenti periodici , l'aggiornamento di un sistema di gestione dei documenti può anche richiedere altri aggiornamenti per programmi di sistema . Il sistema di gestione dei documenti è più compatibile con i programmi software esistenti di una società , tanto più facile sarà quello di coordinare gli aggiornamenti. Compatibilità tra un sistema di gestione dei documenti e la configurazione esistente di una società può anche evitare che i set di dati duplicati o delle informazioni presenti all'interno di una rete di sistema.
Quali tipi di protocolli di sicurezza sono necessari?

aziende che memorizzano e gestiscono informazioni sensibili devono stabilire le modalità di attuazione delle misure di sicurezza necessarie all'interno di un sistema di gestione dei documenti , secondo eWeek applicazioni aziendali , un sito di risorse software di rete . Aziende del settore sanitario sono tenuti a rigorose linee guida normative che interessano le pratiche di gestione delle informazioni all'interno dell'organizzazione . Quando si implementa un sistema di gestione dei documenti , queste linee guida possono dettare i tipi di misure di sicurezza necessarie all'interno di un sistema di gestione dei documenti. Le misure di sicurezza possono includere anche i protocolli di identificazione dell'utente che consentono alle aziende un controllo e monitorare come le informazioni sono accessibili e le autorizzazioni di accesso degli utenti . Un sistema di gestione dei documenti con i protocolli di sicurezza rende più facile per le aziende di effettuare verifiche periodiche , come quelle richieste delle organizzazioni sanitarie .