Hai un grande schedario traboccante di dichiarazioni, note sui corsi e altri elementi documenti che occupano un sacco di spazio e può essere difficile da cercare . Questa guida vi dirà come trasferire questi file in formato digitale sul vostro computer per risparmiare spazio , e di fornire per semplificare il backup e la ricerca . Cose che ti serviranno
documenti cartacei originali
cartelle Carta in Paper clip
Una grande scrivania , o un set di vassoi per contenere Carta in una stampante - scanner con alimentatore automatico di documenti ( ADF ) per un computer con una buona quantità di spazio libero su disco
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primo luogo, assemblare i vostri rifornimenti . È probabile che già dispone di un computer e dei file in qualche modo organizzato . Che cosa non si potrebbe avere è uno scanner adatto . Scansione di un gran numero di documenti con uno scanner piano può essere un vero e proprio lavoro di routine , in modo da investire in scanner aa che può accettare un certo numero di fogli di carta alla volta. Scanner dedicati possono , stranamente , è molto più costoso rispetto all-in -one stampante /fax /scanner . La maggior parte hanno le capacità comparabili in termini di risoluzione , che possono produrre - quello che interessa di più è il numero di fogli dello scanner può accettare in un momento . Inoltre, leggere le recensioni online per assicurarsi che l'alimentatore non si blocca . Un'opzione aggiuntiva che potrebbe venire in utile è la possibilità di duplex automatico la scansione - . Questo vi permetterà di acquisire entrambi i lati di un documento senza un manuale di ricarica passo
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Dopo avere tutti i materiali a portata di mano , passa attraverso i file che vuoi processare e ordinarli . Ti consigliamo di gruppo i documenti simili a larghezza insieme ( es. carta notebook con carta di notebook , carta per fotocopiatrici con carta per fotocopiatrici ) , ed estrarre le carte che hanno piegato gli angoli , strappi o altri danni che potrebbero interfer con l'alimentatore automatico. Poi , il gruppo le carte in lotti che lo scanner può accettare , per esempio , fasci di dieci pagine . Queste carte fascicolate possono andare nella casella " a " .
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Ora , si è pronti per eseguire la scansione ! Caricare il software di scansione fornito con la stampante /scanner , e caricare il vostro primo lotto di documenti nello scanner . Scegliere una risoluzione appropriata - 300 dpi è standard , e di solito più che sufficiente . La scelta di una risoluzione più elevata può causare una migliore immagine di qualità , ma ci vorrà più tempo per eseguire la scansione , e più spazio per memorizzare . La scelta di scala di grigi anziché a colori può anche risparmiare spazio su disco . Per i documenti , PDF è un buon formato da scegliere, in quanto sarà più facile ai documenti di gruppo con più pagine in un unico documento di quanto lo sarebbe con le immagini .
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continuare a elaborare il resto del vostro lavoro di ufficio . Se si dispone di molte carte dattiloscritte , potrebbe essere la pena di investire in software OCR (come ABBYY FineReader ) . Questo permette di convertire il testo in documenti modificabili in , testo ricercabile . Il software è molto meno affidabile per i documenti scritti a mano .