Il tipo di scanner utilizzato per i documenti Office dipenderà dalle dimensioni del documento e le altre necessità . Scanner piani consentono di facile scansione di documenti spessi o di forma strana , mentre passante scanner funzionano bene per la serie 8 carta 1/2-by-11-inch . Scanner manuali vi aiuteranno scansione formati dei documenti più grandi che non rientrano in lastra piana o con passaggio scanner , come i piani architettonici o 11 -by - 17 stampe. Una volta selezionato lo scanner , è necessario impostare e organizzare il vostro sistema di archiviazione virtuale. Se si prevede di eseguire la scansione dei documenti d'ufficio in modo che possano essere utilizzati in un editor di testo come MS Word , Open Office Writer o WordPad , selezionare uno scanner , che include il software OCR . Istruzioni
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installare il driver software fornito con lo scanner al computer lo scanner si collega . Se si utilizza uno scanner di rete , potrebbe essere necessario installare il driver su ogni computer che utilizza lo scanner stesso, ma non tutti i computer che ha bisogno di visualizzare i documenti . Seguire tutte le istruzioni del pacchetto e le istruzioni su schermo per assicurarsi che il software dello scanner è stato installato correttamente .
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Avviare il software dello scanner con un doppio clic sulla sua icona sul tuo computer . La maggior parte del software dello scanner dispone di impostazioni che vi permetteranno di salvare le scansioni in determinati formati di file, quali PDF , JPG e DOC .
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Clicca sull'opzione PDF , se si desidera eseguire la scansione di documenti in modo mantengono tutte le loro caratteristiche visive tra parole e immagini . Non sarà in grado di modificare questi documenti senza un editor di PDF , ma sarete in grado di visualizzare e condividere con qualsiasi computer che disponga del software gratuito Adobe Acrobat Reader . Impostare le opzioni PDF per la dimensione e la risoluzione che si desidera come scansione standard . Il software può anche permettere di scegliere una posizione predefinita in cui verrà salvato tutti i file PDF . Scegliere una posizione che è facile da trovare , ad esempio una cartella sul desktop .
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Fare clic sul testo , Word o icona OCR . Imposta il tuo preferito documento dimensioni, risoluzione e la posizione predefinita per i documenti che si desidera eseguire la scansione in modo che siano modificabili in un word processor . Se tutti nella vostra azienda usa lo stesso programma di elaborazione testi , avere i file salvati in formato che di processore. In caso contrario , il salvataggio dei file in formato Rich Text Format ( . Rtf) è meglio , come questo può essere letto dalla maggior parte dei programmi di videoscrittura.
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Fare clic sull'opzione per le scansioni personalizzate e impostare qualsiasi altra scansione comune attività che si intende svolgere , come ad esempio una scansione PDF 2 - da-3 - pollici per biglietti da visita o le posizioni dei file separati per le scansioni per essere salvati e conservati .
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prova ogni impostazione di scansione appropriato tipo di documento attraverso lo scanner , quindi controllare la posizione del file per assicurarsi che ha salvato correttamente . Il software OCR non è al 100 per cento accurate , in modo da controllare sempre i file OCR per gli errori , soprattutto quando si utilizzano bordi o caratteri non comuni .
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Informare il resto del personale dell'ufficio in cui è memorizzato ogni tipo di file e come utilizzare lo scanner in modo corretto.
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Eseguire il backup del computer che memorizza i documenti regolarmente . Ciò non mancherà di tenere una copia dei documenti scansionati in caso di guasto del computer .