stampanti multifunzione offrono agli utenti la possibilità di eseguire la scansione dei documenti da archiviare digitalmente o convertire . I file convertiti possono essere ulteriormente tradotti in documenti Word tramite la tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri ( OCR ) . Dispositivi di scansione forniscono software OCR come parte del pacchetto di utilità dispositivo ; altri programmi come Adobe Acrobat Professional e Microsoft Office Imaging digitale includono le funzioni di riconoscimento del testo . Al fine di ottimizzare la precisione della conversione di testo , familiarizzare con le attrezzature specifiche e la configurazione del software . Considerazioni
pagine del documento

vengono analizzati come le immagini e tutti i contrassegni vengono convertiti in caratteri tramite il software di riconoscimento ottico dei caratteri ( OCR ) . Assicurarsi che i documenti vengono stampati su carta bianca con pochi o nessun segni estranei sul foglio e che le pagine non contengono filigrane che possono interferire con la conversione di testo . Considerate fotocopie delle pagine che contengono una filigrana per ridurre l'intensità dell'immagine di sfondo . Allineare ogni pagina secondo la guida dello scanner ( sul vetro ) per assicurare righe orizzontali di testo . Dal momento che il processo di scansione e la conversione di solito richiede una combinazione di dispositivi e applicazioni , leggere attentamente le istruzioni per capire il ruolo di ogni apparecchiatura (ad esempio , scanner piano , stampante o fotocopiatrice che è collegato in rete o collegata a un computer tramite cavo USB ) .
scansione

il computer si collega al dispositivo di imaging , direttamente o tramite una rete. Alcune istituzioni come la San Francisco State University e l'Università di software di uso Otago come Adobe Acrobat Professional o un programma di utilità fornito con il dispositivo per accedere ai controlli del dispositivo per digitalizzare ogni pagina ( invece di selezionare la funzione di scansione tramite pulsanti sul dispositivo ) . Acrobat Professional include un ambiente di ingresso (dispositivo) che attiva automaticamente la funzione di scansione del dispositivo . Il software può visualizzare un'immagine di anteprima prima di completare la scansione e fornire la possibilità di eseguire la scansione di più pagine di un documento ( che aggiunge le immagini successive come pagine ) . Dopo aver completato il processo di scansione e l'importazione , salvare il documento come file digitale.