Se si lavora con un gran numero di documenti su base regolare , che stabilisce un archivio alla fine sarà essenziale. Si può scegliere tra la scansione dei documenti e l'utilizzo di stoccaggio della carta . I fattori di convenienza

A breve termine , è più facile semplicemente per archiviare i documenti in una cartella . Pertanto, se le persone che hanno bisogno di vedere questi documenti non sono geograficamente distribuite , la scansione del documento può essere inutile .
Lungo termine Convenienza

Tuttavia , la scansione di documenti li mette su un computer , e questi file possono essere rapidamente inviati a persone di tutto il mondo , o tali documenti possono essere rapidamente recuperati su base caso per caso .